Buchungssoftware für einen kleinen Salon auswählen: zehn Fragen, bevor Sie unterschreiben

Die Buchungssoftware zu wechseln ist lästig. Man muss die Kunden übertragen, das Team einweisen, allen mitteilen, dass der Link jetzt ein anderer ist, und zwei Wochen “ich kann nicht buchen” aushalten. Deshalb sollte man die Entscheidung einmal und richtig treffen, und deshalb treffen die meisten Salons sie falsch: Sie probieren das erste Programm, das man ihnen zeigt, es funktioniert so halbwegs, und dabei bleibt es.

Das sind die zehn Fragen, die wir jeder Software stellen würden, bevor wir unsere Kunden hineingeben, mit der Antwort von Calendace unter jeder, auch dort, wo sie nicht gut ausfällt. Wenn Sie vergleichen, stellen Sie dieselben zehn Fragen der anderen Option und legen Sie die Antworten nebeneinander.

1. Wem gehört der Kunde?

Das ist die Frage, die fast niemand stellt und die am meisten zählt. Auf einem Buchungsmarktplatz ist der Kunde, der bei Ihnen bucht, Kunde der Plattform: Sie hat seine Kartei, sie schickt ihm Angebote, und sie zeigt ihm den Salon nebenan, wenn er einen Termin sucht. Sie stellen den Stuhl.

Calendace: Der Kunde gehört Ihnen. Er bucht auf Ihrer Seite, mit Ihrem Namen und Ihrem Link, und seine Kartei liegt in Ihrem Konto. Calendace ist kein Marktplatz und zeigt Ihren Kunden niemandem sonst. Das heißt auch: Es bringt Ihnen keine neuen Kunden. Die finden Sie über Google, Instagram oder den QR-Code am Tresen. Wenn Sie jemanden suchen, der Ihnen Kundschaft schickt, ist das nicht das richtige Werkzeug.

2. Provision oder Pauschale?

25 % oder 30 % vom ersten Besuch jedes neuen Kunden klingen nach wenig, bis man es hochrechnet. Nehmen wir einen Salon, der zwölf neue Kunden im Monat gewinnt, mit einer durchschnittlichen Leistung von 30 €: Das sind 360 € an Erstbesuchen, und bei 30 % Provision gehen 108 € im Monat weg. Mehr als die Pauschale fast jeder Software.

Calendace: Feste Pauschale und keine Provision, weder pro Termin noch pro Kunde. Der Standard-Plan kostet 12,99 € im Monat (9,99 € bei jährlicher Zahlung) und Premium 34,99 € (29,99 € jährlich), zuzüglich MwSt. Auf der Seite über Provisionen ist die Rechnung gegenüber Booksy und Treatwell vorgerechnet.

3. Gibt es eine Mindestlaufzeit?

Ist die Software gut, muss sie Sie nicht binden. Bindet sie Sie, fragen Sie sich, warum.

Calendace: Keine Mindestlaufzeit. Sie kündigen, wann Sie wollen, und wenn es mitten im Monat ist, ist der Monat eben bezahlt, fertig. Zum Vergleich: Treatwell verlangt zwölf Monate; Booksy nicht.

4. Welche Benachrichtigungen gehen raus, und über welche Kanäle?

“Sendet Erinnerungen” reicht nicht. Man muss wissen, welche, wann und worüber, denn darin liegt der Unterschied zwischen 10 % Ausfällen und 4 %.

Calendace: Sieben automatische Benachrichtigungen: Buchung ausstehend, bestätigt, abgelehnt, storniert, Terminänderung, Erinnerung vor dem Termin (mit dem Vorlauf, den Sie wählen) und Bitte um eine Google-Bewertung danach. Vier Kanäle: E-Mail (kostenlos in allen Plänen), SMS und WhatsApp (Bezahlpläne, mit Guthabenpaketen) und Benachrichtigung der installierten App (kostenlos und unbegrenzt). Sie wählen Kanal für Kanal und Nachricht für Nachricht. Wann welcher Kanal passt, erklären wir in einem anderen Artikel.

5. Kann der Kunde selbst absagen?

Wenn man zum Absagen anrufen muss, sagen die Leute nicht ab: Sie kommen einfach nicht. Und eine rechtzeitige Absage ist ein Slot, den man neu vergeben kann; ein Ausfall nicht.

Calendace: Der Kunde sagt ab oder verschiebt über den Link in der Benachrichtigung selbst, ohne Konto und ohne Passwort, innerhalb der Frist, die Sie festlegen (24 Stunden, 48, was Sie wollen). Außerhalb dieser Frist muss er mit Ihnen sprechen. In seiner Kartei sehen Sie, wie oft er nicht erschienen ist, und Sie können sperren, wer es übertreibt.

6. Gibt es eine Warteliste?

Das ist der Unterschied zwischen “Ich habe leider nichts frei” und “Ich habe nichts frei, aber ich sage Bescheid, wenn etwas frei wird”. Für einen vollen Salon ist das die Funktion, die am meisten Geld zurückholt.

Calendace: Ja, in Standard und Premium. Der Kunde trägt sich auf Ihrer Seite ein, wenn nichts frei ist (Leistung, Tag, Vormittag oder Nachmittag, Mitarbeiter, wenn er möchte). Wird ein Slot frei, werden die ersten drei nach Wartezeit benachrichtigt; bucht in 30 Minuten niemand, die nächsten drei. Wer einen Termin bekommt, verlässt die Liste. Wie sie funktioniert und wie viel sie zurückholt, rechnen wir mit Zahlen vor.

7. Können Sie Ihre Daten exportieren?

Eines Tages wollen Sie wechseln, eine Kopie machen oder von woanders aus einen Weihnachtsgruß schicken. Wenn Ihre Kunden nicht aus dem Programm herauskommen, sind es nicht Ihre Kunden.

Calendace: Der Kundenexport ist im Premium-Plan enthalten. In Standard haben Sie den Verlauf und die Notizen jedes Kunden im Konto, aber nicht den Download in einem Stück. Das ist eine der Antworten, die kein klares Ja ist, und wir sagen sie lieber offen.

8. In welchen Sprachen ist die Buchungsseite?

In einer Stadt mit Tourismus oder Kundschaft aus mehreren Ländern lässt eine Seite nur auf Deutsch Buchungen liegen.

Calendace: Die Buchungsseite gibt es in sechs Sprachen, und sie erkennt die des Besuchers. Sie richten die Leistungen einmal ein, und der Kunde bucht in seiner Sprache.

9. Was passiert, wenn das Team wächst?

Ein Programm, das mit einer Person gut läuft, kann mit vieren teuer oder unbequem werden. Sehen Sie sich den Preis für den zweiten und dritten Mitarbeiter an, bevor Sie sie einstellen.

Calendace: Der kostenlose Plan ist für einen Mitarbeiter und eine Leistung. Standard reicht bis drei Mitarbeiter und fünf Leistungen, mit 600 Buchungen im Monat. Premium hat keine Grenzen. Es gibt keine Gebühr pro zusätzlichem Mitarbeiter: Von einem auf drei Mitarbeiter zu gehen ändert den Planpreis nicht. Booksy berechnet zum Vergleich 8 € im Monat für jeden zusätzlichen Mitarbeiter.

10. Kann man ohne Karte testen?

Wenn man die Karte angeben muss, um zu sehen, wie es funktioniert, ist der “kostenlose Test” ein Abo mit dem Hinweis, dass es bald abbucht.

Calendace: Der kostenlose Plan verlangt keine Karte und läuft nicht ab: 20 Buchungen im Monat, 50 Kunden, Buchungsseite und Benachrichtigungen per E-Mail. Beim Anlegen des Kontos haben Sie außerdem 30 Tage volles Premium, ebenfalls ohne Karte, um WhatsApp, SMS, Warteliste und Statistiken mit Ihrem echten Kalender zu testen. Wollen Sie danach nicht zahlen, wechseln Sie zurück auf Kostenlos und machen weiter.

Was Calendace nicht macht

Damit die Liste ehrlich bleibt, drei Dinge, die Sie nicht finden werden:

• Online-Zahlungen. Calendace kassiert nicht für Sie, verwaltet keine Anzahlungen, keine Kartenzahlungen und keine Gutscheine. Wenn Sie zur Buchung eine Anzahlung brauchen, brauchen Sie ein anderes Werkzeug oder kassieren selbst.
• Neue Kunden. Das sagten wir schon bei der ersten Frage: Niemand wird Sie finden, indem er innerhalb von Calendace nach “Friseur in der Nähe” sucht. Man findet Sie draußen und bucht drinnen.
• Kabinen oder Ressourcen jenseits der Personen. Der Kalender läuft pro Mitarbeiter; wenn Ihre Grenze die Räume sind, löst man das über Arbeitszeiten und zugewiesene Leistungen, wie wir in dem Artikel über Kabinen erklären.

So nutzen Sie diese Liste

Schreiben Sie die Fragen auf ein Blatt mit einer Spalte pro Programm und füllen Sie es aus. Es müssen nicht alle Antworten Ja sein: Die Neins müssen bei Dingen liegen, die Ihnen egal sind. Ein Salon mit zwei Stühlen ohne Touristen kommt ohne sechs Sprachen aus; einer, der Anzahlungen kassieren muss, kommt nicht ohne Online-Zahlungen aus, und für ihn ist Calendace nicht die Antwort. Für alle anderen stehen die Pläne und was jeder enthält auf einer einzigen Seite, ohne Kleingedrucktes.