Come scegliere il software di prenotazione per un piccolo salone: dieci domande prima di firmare

Cambiare programma di prenotazione è una seccatura. Bisogna trasferire i clienti, insegnarlo al team, avvisare che il link è un altro e sopportare due settimane di “non mi fa prenotare”. Per questo la decisione conviene prenderla una volta e bene, ed è per questo che la maggior parte dei saloni la prende male: provano il primo che gli mostrano, funziona più o meno, e restano lì.

Queste sono le dieci domande che faremmo a qualsiasi programma prima di metterci dentro i nostri clienti, con la risposta di Calendace sotto ciascuna, comprese quelle che non escono bene. Se stai confrontando, fai le stesse dieci all’altra opzione e metti le risposte una accanto all’altra.

1. Di chi è il cliente?

È la domanda che quasi nessuno fa e quella che conta di più. In un marketplace di prenotazioni, il cliente che prenota da te è cliente della piattaforma: è lei ad avere la sua scheda, è lei a mandargli le offerte ed è lei a mostrargli il salone accanto quando cerca un posto. Tu metti la poltrona.

Calendace: il cliente è tuo. Prenota sulla tua pagina, con il tuo nome e il tuo link, e la sua scheda è nel tuo account. Calendace non è un marketplace e non mostra il tuo cliente a nessun altro. Il che significa anche che non ti porta clienti nuovi: ti trovano su Google, su Instagram o con il QR sul bancone. Se cerchi qualcuno che ti mandi clientela, questo non è lo strumento giusto.

2. Commissione o canone?

Un 25 % o un 30 % della prima visita di ogni cliente nuovo sembra poco finché non lo moltiplichi. Mettiamo che un salone acquisisca dodici clienti nuovi al mese con un servizio medio da 30 €: sono 360 € di prime visite, e con una commissione del 30 %, 108 € al mese che se ne vanno. Più del canone di quasi qualsiasi programma.

Calendace: canone fisso e nessuna commissione, né per appuntamento né per cliente. Il piano Standard costa 12,99 € al mese (9,99 € pagando annualmente) e il Premium 34,99 € (29,99 € con pagamento annuale), IVA esclusa. Nella pagina sulle commissioni ci sono i conti fatti rispetto a Booksy e Treatwell.

3. C’è un vincolo di durata?

Se il programma è buono, non ha bisogno di legarti. Se ti lega, chiediti perché.

Calendace: nessun vincolo. Disdici quando vuoi e, se è a metà mese, il mese l’hai già pagato e basta. Per confronto: Treatwell richiede dodici mesi; Booksy no.

4. Quali avvisi manda e per quali canali?

Non basta “manda promemoria”. Bisogna sapere quali, quando e da dove, perché è lì la differenza tra un 10 % di assenze e un 4 %.

Calendace: sette avvisi automatici: prenotazione in attesa, confermata, rifiutata, cancellata, cambio di orario, promemoria prima dell’appuntamento (con l’anticipo che scegli) e richiesta di recensione su Google alla fine. Quattro canali: email (gratuita in tutti i piani), SMS e WhatsApp (piani a pagamento, con pacchetti di crediti) e notifica dell’app installata (gratuita e illimitata). Scegli canale per canale e avviso per avviso. Spieghiamo quando usare ogni canale in un altro articolo.

5. Il cliente può cancellare da solo?

Se per cancellare bisogna chiamare, la gente non cancella: non si presenta. E una cancellazione in tempo è uno slot che si può rivendere; un’assenza, no.

Calendace: il cliente cancella o sposta dal link dell’avviso stesso, senza account né password, entro il termine che fissi tu (24 ore, 48, quello che vuoi). Fuori da quel termine deve parlare con te. Nella sua scheda vedi quante volte non si è presentato, e puoi bloccare chi ne approfitta.

6. C’è una lista d’attesa?

È la differenza tra “non ho posto, mi dispiace” e “non ho posto, ti avviso se si libera”. Per un salone pieno, è la funzione che recupera più soldi.

Calendace: sì, in Standard e Premium. Il cliente si iscrive dalla tua pagina quando non c’è posto (servizio, giorno, mattina o pomeriggio, professionista se vuole). Quando si libera uno slot vengono avvisati i primi tre in ordine di iscrizione; se in 30 minuti nessuno prenota, i tre successivi. Chi ottiene l’appuntamento esce dalla lista. Raccontiamo come funziona e quanto recupera con i numeri.

7. Puoi esportare i tuoi dati?

Un giorno vorrai andartene, o fare una copia, o mandare gli auguri di Natale da un altro strumento. Se i tuoi clienti non escono dal programma, non sono tuoi clienti.

Calendace: l’esportazione dei clienti è nel piano Premium. In Standard hai lo storico e le note di ogni cliente dentro l’account, ma non il download in blocco. È una delle risposte che non è un sì pieno, e preferiamo dirlo.

8. In quali lingue è la pagina di prenotazione?

In una città con turismo o con clientela di vari paesi, una pagina solo in italiano lascia fuori delle prenotazioni.

Calendace: la pagina di prenotazione è in sei lingue e rileva quella del visitatore. Tu configuri i servizi una volta e il cliente prenota nella sua.

9. Cosa succede se il team cresce?

Un programma che va bene con una persona può diventare caro o scomodo con quattro. Conviene guardare il prezzo del secondo e del terzo professionista prima di assumerli.

Calendace: il piano Gratuito è per un professionista e un servizio. Lo Standard arriva a tre professionisti e cinque servizi, con 600 prenotazioni al mese. Il Premium non ha limiti. Non c’è un canone per dipendente aggiuntivo: passare da uno a tre professionisti non cambia il prezzo del piano. Booksy, per confronto, fa pagare 8 € al mese per ogni dipendente aggiuntivo.

10. Si può provare senza carta?

Se per vedere come funziona bisogna dare la carta, la “prova gratuita” è un abbonamento con un avviso che inizierà ad addebitare.

Calendace: il piano Gratuito non chiede la carta e non scade: 20 prenotazioni al mese, 50 clienti, pagina di prenotazione e avvisi per email. Quando crei l’account hai inoltre 30 giorni di Premium completo, sempre senza carta, per provare WhatsApp, SMS, lista d’attesa e statistiche con la tua agenda reale. Se alla fine non vuoi pagare, passi al Gratuito e continui.

Quello che Calendace non fa

Perché la lista sia onesta, tre cose che non troverai:

• Pagamenti online. Calendace non incassa per te, non gestisce caparre, né pagamenti con carta, né pacchetti prepagati. Se hai bisogno di incassare un acconto per prenotare, ti serve un altro strumento o devi incassarlo per conto tuo.
• Clienti nuovi. L’abbiamo già detto alla prima domanda: nessuno ti troverà cercando “parrucchiere vicino a me” dentro Calendace. Ti trovano fuori e prenotano dentro.
• Cabine o risorse separate dalle persone. L’agenda è per professionista; se il tuo limite sono le stanze, si risolve con orari e servizi assegnati, come spieghiamo nell’articolo sulle cabine.

Come usare questa lista

Mettile in un foglio con una colonna per programma e riempilo. Non serve che siano tutte un sì: serve che i no siano su cose che non ti interessano. Un salone con due poltrone senza turisti può vivere senza sei lingue; uno che deve incassare acconti non può vivere senza pagamenti online, e per lui Calendace non è la risposta. Per tutti gli altri, i piani e cosa include ciascuno sono in una sola pagina, senza scritte in piccolo.