Name: Calendace
Brand: Calendace

In un salone piccolo al telefono non risponde una receptionist. Risponde chi ha le mani libere, che spesso è nessuno. Squilla mentre applichi il colore, mentre incassi, mentre parli con la cliente sulla poltrona. E ogni chiamata, anche se dura due minuti, sono due minuti per fermarsi, asciugarsi le mani, annotare e riprendere.

La domanda che chiunque si fa prima di mettere una pagina di prenotazione è quanto di tutto questo si risparmia davvero. Non “tanto”: quanto. Facciamo il conto con un salone inventato ma verosimile, e poi vediamo quale parte del telefono non sparisce.

Il salone del conto

Prendiamo un salone con due professioniste, aperto 8 ore al giorno, 24 giorni al mese. Circa 20 appuntamenti al giorno, scontrino medio da 25 €. E diciamo che riceve 25 chiamate al giorno legate agli appuntamenti: prendere l’ora, spostarla, cancellarla, chiedere se c’è qualcosa sabato, verificare a che ora era.

Sono cifre di esempio. Se hai un salone, sostituiscile con le tue: l’esercizio è più utile con i tuoi numeri che con i nostri. Un giorno passato a contare le chiamate con una tacca su un foglio ti dà il dato vero.

Quanto tempo sono quelle chiamate

Una chiamata per prendere appuntamento non dura un minuto. Dura il tempo che il cliente impiega a dire cosa vuole, tu a guardare l’agenda, proporre due opzioni, che non gli vanno bene, proporne altre due, annotare nome e telefono, e ripetere l’ora perché se la segni anche lui. Diciamo 2 minuti di media, contando quelle corte del “a che ora era?” e quelle lunghe del “e venerdì pomeriggio?”.

25 chiamate per 2 minuti sono 50 minuti al giorno. Al mese, 20 ore. È mezza settimana di lavoro di una persona dedicata solo a rispondere al telefono. In un salone dove quel tempo lo mette la stessa persona che taglia, non sono 20 ore di receptionist: sono 20 ore di parrucchiera interrotta.

E l’interruzione costa più dei due minuti. Fermare un lavoro e riprenderlo ha un prezzo in attenzione che non compare nel conto, ma si nota nel risultato e nella cliente che aspetta con la tinta in posa.

Le chiamate a cui non si risponde

Questo è il numero che quasi nessuno calcola, ed è quello che pesa di più.

Con le mani occupate, a una parte delle chiamate non si risponde. Diciamo una su quattro: 6 al giorno. Di queste, alcune richiamano più tardi. Altre no: provano dal salone della via accanto, o rimandano a un altro giorno e quell’altro giorno non arriva. Diciamo che 2 delle 6 chiamate perse al giorno erano appuntamenti finiti da un’altra parte.

2 appuntamenti per 25 € per 24 giorni sono 1.200 € al mese che non entrano, non per mancanza di clienti, ma perché nessuno ha potuto rispondere al telefono in quel momento. Anche se la stima si fermasse alla metà, sono 600 €.

Questo è il vero argomento per una pagina di prenotazione. Non è il tempo che fa risparmiare: è che il cliente che vuole prenotare alle nove di sera, o mentre tu hai le mani nell’acqua, può farlo.

Quale parte delle chiamate passa alla pagina

Non tutte, nemmeno lontanamente. Con la pagina ben posizionata (link nel profilo dell’attività su Google, su Instagram, codice QR alla cassa e sulla porta), una parte grande delle prenotazioni dei clienti che tornano finisce per passare da lì nel giro di qualche mese. Diciamo che dopo sei mesi il 60 % degli appuntamenti si prenota online.

Con il salone del conto: 25 chiamate al giorno scendono a circa 10. Sono 30 minuti al giorno recuperati, 12 ore al mese. Le chiamate perse calano nella stessa proporzione, e quelle che si perdono pesano meno, perché il cliente a cui non rispondi ha un’altra porta: il link che conosce già.

C’è una parte che non compare nelle chiamate: le prenotazioni che prima non esistevano. Quelle fatte quando il salone è chiuso. Diciamo che una prenotazione online su cinque entra fuori dall’orario di apertura, di sera o la domenica. Sono appuntamenti che per telefono non sarebbero nemmeno stati tentati.

Quelli che continueranno a chiamare

Qui conviene essere onesti, perché l’errore abituale non è mettere la pagina, ma pensare che il telefono sparisca.

Continueranno a chiamare:

I clienti di sempre. Chiamano da quindici anni e tu da quindici anni rispondi. Non c’è pagina che cambi questo, e non serve.
Quelli che non sanno cosa chiedere. “Vorrei fare qualcosa al colore ma non so cosa.” Quella chiamata è una consulenza, non una prenotazione, ed è preziosa. La pagina non la sostituisce.
Quelli che vogliono oggi. Una parte di chi chiama per oggi stesso preferisce sentirsi dire “sì, vieni alle cinque” che guardare uno schermo. In una barberia con molti clienti senza appuntamento, questa è mezza agenda.
Quelli che prenotano per altri. La madre che prende l’ora per tre figli, chi prenota per il partner.

Col tempo quel gruppo si riduce, soprattutto perché i clienti che iniziano a prenotare online scoprono che possono farlo alle undici di sera e non chiamano più. Ma una parte resta, ed è meglio averla messa in conto: diciamo tra un quarto e un terzo delle prenotazioni, a seconda del tipo di salone e dell’età della clientela.

Il conto completo

Tornando al salone dell’esempio, dopo sei mesi:

12 ore al mese di telefono in meno per chi, oltre a rispondere, taglia.
Tra 600 e 1.200 € al mese in meno di appuntamenti persi per non aver risposto.
Circa 10 chiamate al giorno che restano, e a cui ora si risponde meglio perché sono meno.

Contro tutto questo, il costo della pagina. Il piano gratuito di Calendace dà 20 prenotazioni al mese senza carta, abbastanza per provare; il piano Standard costa 12,99 € al mese (9,99 € pagando annualmente), con 600 prenotazioni al mese e senza commissioni per appuntamento. I dettagli sono nei prezzi.

Quello che la pagina non fa, ed è bene saperlo: non porta clienti nuovi. Calendace non è un marketplace. Il cliente continua a trovarti su Google, su Instagram o tramite il tuo QR; quello che cambia è che quando ti trova prenota senza chiamare, e tu lo sai senza fermarti.

Come iniziare senza cambiare nient’altro

Non togliere il telefono. Metti il link di prenotazione nel profilo dell’attività su Google, nella bio di Instagram e in un QR alla cassa, e a chi chiama e prenota per telefono manda la conferma con una riga in più: “la prossima volta puoi prenotare qui”. Una parte della clientela passa da sola. L’altra continua a chiamare, e tu continui a rispondere, solo con la metà delle interruzioni.