Name: Calendace
Brand: Calendace

Num salão pequeno o telefone não é atendido por uma rececionista. Atende-o quem tem as mãos livres, que muitas vezes é ninguém. Toca enquanto aplica a cor, enquanto cobra, enquanto fala com a cliente da cadeira. E cada chamada, mesmo que dure dois minutos, são dois minutos de parar, secar as mãos, apontar e voltar.

A pergunta que qualquer pessoa faz antes de pôr uma página de marcações é quanto disso se poupa mesmo. Não “muito”: quanto. Vamos fazer as contas com um salão inventado mas verosímil, e depois ver que parte do telefone não desaparece.

O salão das contas

Imaginemos um salão com duas profissionais, aberto 8 horas por dia, 24 dias por mês. Umas 20 marcações por dia, ticket médio de 25 €. E imaginemos que recebe 25 chamadas por dia relacionadas com marcações: pedir hora, alterá-la, cancelá-la, perguntar se há alguma coisa no sábado, confirmar a que horas era.

São números de exemplo. Se tem um salão, substitua-os pelos seus: o exercício é mais útil com os seus números do que com os nossos. Um dia a contar chamadas com um traço num papel dá-lhe o dado real.

Quanto tempo são essas chamadas

Uma chamada para pedir marcação não dura um minuto. Dura o que o cliente demora a dizer o que quer, você a olhar para a agenda, oferecer duas opções, elas não lhe darem jeito, oferecer outras duas, apontar o nome e o telefone, e repetir a hora para que ele a aponte. Digamos 2 minutos em média, contando as curtas de “a que horas era?” e as longas de “e sexta à tarde?”.

25 chamadas vezes 2 minutos são 50 minutos por dia. Por mês, 20 horas. É meia semana de trabalho de uma pessoa dedicada só a atender o telefone. Num salão em que esse tempo é posto pela mesma pessoa que corta, não são 20 horas de rececionista: são 20 horas de cabeleireira interrompida.

E a interrupção custa mais do que os dois minutos. Parar um trabalho e retomá-lo tem um preço em atenção que não aparece nas contas, mas nota-se no resultado e na cliente que espera com a tinta posta.

As chamadas que não se atendem

Este é o número que quase ninguém calcula, e é o que mais pesa.

Com as mãos ocupadas, uma parte das chamadas não é atendida. Digamos uma em cada quatro: 6 por dia. Dessas, algumas voltam a ligar mais tarde. Outras não: tentam no salão da rua ao lado, ou deixam para outro dia e esse outro dia não chega. Digamos que 2 das 6 chamadas perdidas por dia eram marcações que foram para outro sítio.

2 marcações vezes 25 € vezes 24 dias são 1.200 € por mês que não entram, não por falta de clientes, mas porque ninguém pôde atender o telefone naquele momento. Mesmo que a estimativa fique em metade, são 600 €.

Este é o argumento real para uma página de marcações. Não é o tempo que poupa: é que o cliente que quer marcar às nove da noite, ou enquanto você tem as mãos na água, pode fazê-lo.

Que parte das chamadas passa para a página

Nem todas, nem de perto. Com a página bem colocada (link no perfil da empresa no Google, no Instagram, código QR no balcão e na porta), uma parte grande das marcações dos clientes que repetem acaba por passar por ela em alguns meses. Digamos que aos seis meses 60 % das marcações são feitas online.

Com o salão das contas: 25 chamadas por dia descem para umas 10. São 30 minutos por dia recuperados, 12 horas por mês. As chamadas perdidas descem na mesma proporção, e as que se perdem pesam menos, porque o cliente a quem não atende o telefone tem outra porta: o link que já conhece.

Há uma parte que não aparece nas chamadas: as marcações que antes não existiam. As que se fazem quando o salão está fechado. Digamos que uma em cada cinco marcações online entra fora do horário de abertura, à noite ou ao domingo. São marcações que por telefone nem se teriam tentado.

Os que vão continuar a ligar

Aqui convém ser honesto, porque o erro habitual não é pôr a página, é pensar que o telefone desaparece.

Vão continuar a ligar:

Os clientes de sempre. Ligam há quinze anos e você atende-lhes o telefone há quinze anos. Não há página que mude isso, nem é preciso.
Os que não sabem o que pedir. “Quero fazer alguma coisa na cor mas não sei o quê.” Essa chamada é uma consulta, não uma marcação, e é valiosa. A página não a substitui.
Os que querem hoje. Uma parte de quem liga para hoje mesmo prefere ouvir “sim, venha às cinco” a olhar para um ecrã. Numa barbearia com muito cliente sem marcação, isto é meia agenda.
Os que marcam para outros. A mãe que pede hora para três filhos, quem marca para o companheiro.

Com o tempo esse grupo reduz-se, sobretudo porque os clientes que começam a marcar online descobrem que o podem fazer às onze da noite e não voltam a ligar. Mas uma parte fica, e é melhor tê-la contada: digamos entre um quarto e um terço das marcações, consoante o tipo de salão e a idade da clientela.

As contas completas

Voltando ao salão do exemplo, aos seis meses:

12 horas por mês a menos de telefone para quem também corta.
Entre 600 e 1.200 € por mês a menos em marcações perdidas por não atender.
Umas 10 chamadas por dia que continuam, e que agora se atendem melhor porque são menos.

Contra isso, o custo da página. O Plano Gratuito do Calendace dá 20 marcações por mês sem cartão, suficiente para experimentar; o Plano Padrão são 12,99 € por mês (9,99 € pagando ao ano), com 600 marcações por mês e sem comissão por marcação. Os detalhes estão em preços.

O que a página não faz, e convém saber: não traz clientes novos. O Calendace não é um marketplace. O cliente continua a encontrá-lo no Google, no Instagram ou pelo seu QR; o que muda é que, quando o encontra, marca sem ligar, e você fica a saber sem parar.

Como começar sem mudar mais nada

Não tire o telefone. Ponha o link de marcações no perfil da empresa no Google, na bio do Instagram e num QR no balcão, e a quem ligar e marcar por telefone envie a confirmação com uma linha a mais: “da próxima vez pode marcar aqui”. Uma parte da clientela passa sozinha. A outra continua a ligar, e você continua a atender-lhe o telefone, só que com metade das interrupções.