WhatsApp o SMS per ricordare gli appuntamenti: quanto costa ciascuno e quando usare quale

Un promemoria il giorno prima riduce le assenze più di qualsiasi altra cosa tu possa fare. Questo lo sai già. La domanda che ci fanno le attività che iniziano con Calendace è un’altra: su quale canale. E la risposta breve è che non esiste un canale buono per tutto. Ognuno ha un costo, un tasso di lettura e dei limiti, e la cosa sensata è combinarli.

SMS: quello che arriva sempre

L’SMS ha un pregio che nessun altro canale eguaglia: arriva su qualsiasi cellulare, senza che il cliente abbia installato niente o accettato niente. Non ha bisogno di dati, non dipende dallo spazio libero sul telefono e non finisce in una cartella di spam.

In cambio, è il più caro per messaggio. A seconda del paese e del gestore, un SMS costa tra 5 e 10 centesimi, e quel prezzo è sceso pochissimo nell’ultimo decennio. In un salone che manda 400 promemoria al mese sono circa 30 € mensili. Non è una fortuna, ma è il canale in cui ogni messaggio si vede in fattura.

Ha un altro limite che si dimentica finché non morde: 160 caratteri, e senza lettere accentate se non vuoi che il messaggio si spezzi in due e costi il doppio. Per questo i promemoria via SMS sono corti e senza accenti, e per questo anche il link che contengono dev’essere corto.

WhatsApp: più economico, più letto, con regole

WhatsApp si legge. Il tasso di apertura di un messaggio WhatsApp è molto sopra quello dell’SMS e dell’email, e il cliente può premere un pulsante per cancellare o confermare senza uscire dalla chat.

Per messaggio è più economico dell’SMS, in genere una frazione. Ma funziona con regole che conviene conoscere prima di puntarci tutto:

• Solo modelli approvati. Un’attività non può mandare qualsiasi testo a un cliente su WhatsApp. Ogni tipo di messaggio (promemoria, conferma, cancellazione) è un modello che Meta esamina e approva prima che si possa usare. Con Calendace questo è già fatto: i modelli sono approvati e in uso da più di un anno.
• Il cliente può bloccarti. Se qualcuno segnala i tuoi messaggi come spam, smette di riceverli. Con promemoria di appuntamenti che ha chiesto lui stesso non succede quasi mai, ma è meglio non usare il canale per niente che non abbia richiesto.
• Serve WhatsApp installato. Ce l’hanno quasi tutti, ma non tutti. Per quel cliente il promemoria deve partire da un’altra parte.

Email: gratis, ma si legge quando si legge

L’email non costa niente e non ha limiti di caratteri. È il canale perfetto per ciò che non ha fretta: la conferma della prenotazione, con tutti i dettagli e la mappa, o la richiesta di recensione il giorno dopo.

Per il promemoria di domani è più debole. Molti clienti guardano la posta una volta al giorno o meno, e il promemoria di un appuntamento alle dieci di mattina letto alle undici della sera prima serve, ma quello letto a mezzogiorno del giorno stesso no. Per questo in Calendace l’email è inclusa in tutti i piani ed è il canale di base, ma non consigliamo di usarla come unico canale per il promemoria.

Il quarto canale: la notifica dell’app

C’è un canale in più, ed è il più recente: la notifica sul cellulare. Se il cliente ha la tua pagina di prenotazione installata come app nella schermata iniziale, i tuoi avvisi gli arrivano come quelli di qualsiasi altra app. Senza tariffa per messaggio, senza limiti di caratteri e senza modelli da far approvare.

L’unica condizione è che il cliente l’abbia installata e abbia accettato le notifiche, cosa che la pagina stessa gli propone la prima volta che entra dal cellulare. Per i clienti che tornano, che in un salone sono la maggioranza, è l’opzione più economica e quella che si legge di più. Spieghiamo come funziona nella pagina dell’app per i tuoi clienti.

Quale combinazione usare

Il nostro consiglio, dopo aver visto come lo configurano le attività che sono con noi da tempo:

1. Email sempre. È gratis e lascia traccia di tutto. La conferma con i dettagli passa da qui.
2. Notifica dell’app per chi ce l’ha. È gratis e arriva all’istante. Appena una parte della clientela ha la pagina installata, è il canale che consegna più promemoria senza costi.
3. WhatsApp per il promemoria del giorno prima. È quello che si legge di più e che permette di cancellare con un pulsante. Costa crediti, ma ogni cancellazione ottenuta in tempo vale più del messaggio.
4. SMS come rete di sicurezza. Per i clienti senza WhatsApp o quando vuoi essere sicuro al cento per cento che l’avviso arrivi, come nel caso di uno slot di lista d’attesa da coprire entro un’ora.

In Calendace scegli canale per canale e avviso per avviso: puoi mandare la conferma solo per email, il promemoria su WhatsApp e notifica, e l’avviso di posto libero su tutti. Se selezioni più canali, partono tutti; nessuno è condizionato a un altro.

Il conto che vale la pena fare

Un promemoria consegnato bene evita un’assenza su cinque o sei, a seconda del settore. In un salone con 400 appuntamenti al mese e un tasso di assenze del 10 %, sono 40 assenze. Se il promemoria ne evita otto, a 25 € di media, sono 200 € al mese recuperati. Contro circa 30 € di SMS, molto meno di WhatsApp e zero di email e notifiche.

Detto in altro modo: il canale più caro si ripaga con la prima assenza che evita. La vera discussione non è se mandare promemoria, ma quanti canali combinare perché nessuno resti senza essere letto.