Promemoria degli appuntamenti per psicologi: come avvisare senza dire di cosa si tratta

Un paziente ti racconta alla terza seduta che il suo compagno ha visto il promemoria dell’appuntamento sulla schermata di blocco del telefono. Non è successo niente di grave, ma ha dovuto dare una spiegazione che non voleva dare. E da lì in poi, ogni tuo avviso gli crea un po’ di tensione invece di aiutarlo a ricordarsi.

Questo è il problema concreto dei promemoria in uno studio di psicologia. Da un parrucchiere l’avviso può essere esplicito quanto vuole; nel tuo studio, la sola esistenza dell’appuntamento è un’informazione che il paziente forse non ha condiviso con nessuno. Eppure i promemoria servono: una seduta persa in terapia non è solo uno slot vuoto, è una settimana di lavoro che si interrompe.

Quello che segue è come impostare gli avvisi perché ricordino senza raccontare.

Cosa mettere nel promemoria e cosa no

La regola è semplice: il promemoria deve essere sufficiente per il paziente e insufficiente per chiunque lo veda da sopra la sua spalla. Un testo che rispetta entrambe le cose:

Marta Rossi: ti aspetto domani giovedi alle 17:00. Cancella o sposta: [link]

Nota cosa non contiene:

• Né il motivo né la parola “terapia”. Nemmeno “seduta”, “consulto psicologico” o “trattamento”. Il paziente sa benissimo cosa ha giovedì alle cinque.
• Né il nome di un servizio che tradisce. Se nella tua pagina di prenotazione il servizio si chiama “Terapia di coppia” o “Trattamento dell’ansia”, quel nome comparirà negli avvisi. Chiamalo “Seduta di 50 minuti” o “Prima visita” e descrivi in cosa consiste nel testo della pagina, non nel titolo.
• Né il nome del tuo centro, se suona come quello che è. “Centro di Psicologia Aurora” nell’intestazione di un SMS dice più di tutto il messaggio. Se il tuo marchio è esplicito, usa il tuo nome come mittente e lascia il marchio per il sito.

Quello che contiene: giorno, ora, chi avvisa e un modo per cancellare o spostare senza chiamare. Nient’altro.

In Calendace l’avviso contiene il nome dell’attività, il professionista, il servizio e l’ora, quindi la discrezione si ottiene scegliendo bene quei nomi quando configuri l’account. Dieci minuti che poi valgono per tutti gli avvisi.

Il mittente sei tu, con il tuo nome

Quando l’avviso arriva per WhatsApp o per SMS, la prima cosa che vede il paziente (e chi guarda il suo schermo) è chi lo manda. Un mittente che è il tuo nome, “Marta Rossi”, è un contatto come un altro nel telefono. Se il paziente lo salva come “Marta”, il promemoria della settimana dopo si legge come il messaggio di un’amica.

Questo ha una conseguenza pratica: il nome dell’attività nel tuo profilo Calendace è quello che compare come mittente negli avvisi e come titolo della tua pagina di prenotazione. Per uno studio individuale, mettere il tuo nome come nome dell’attività è la scelta più discreta. Se siete più professionisti, un nome neutro (“Studio Aurora”, “Studio Via Verdi 12”) funziona meglio di uno che descrive l’attività.

Il canale lo sceglie il paziente

Non esiste un canale discreto per tutti. Ci sono pazienti per cui l’email è privata e il telefono no, perché il telefono lo condividono o lo guardano i figli. Ce ne sono altri per cui è il contrario: la posta ce l’hanno aperta sul computer dell’ufficio e il telefono è l’unica cosa solo loro.

Per questo conviene chiedere alla prima seduta da dove vuole ricevere gli avvisi, come si chiede se lo si può chiamare e a che ora, e segnarlo nelle note private della sua scheda. In Calendace decidi in Notifiche per quali canali parte ogni avviso; se buona parte dei tuoi pazienti chiede discrezione, la cosa prudente è lasciare il promemoria su email e notifica dell’app, e riservare WhatsApp o SMS a chi te lo chiede.

Sul costo, un SMS di più di 160 caratteri si divide in due; il promemoria qui sopra sta in uno. L’email è gratuita in tutti i piani. E c’è un terzo canale che merita un paragrafo a parte.

L’app con la tua icona, l’opzione più discreta

La tua pagina di prenotazione Calendace si può installare come un’app sul telefono del paziente, dal browser, senza passare da nessuno store. Compare nella schermata iniziale con il nome e l’icona che hai scelto tu (nei piani a pagamento, icona e colore personalizzati), e gli avvisi arrivano come notifiche di quell’app.

Per uno studio di psicologia questo ha due vantaggi che nessun altro canale offre:

• La notifica viene da “Marta”, non da un numero di telefono. Il paziente entra nella sua area con telefono ed email, senza password, vede i prossimi appuntamenti e cancella o sposta da lì. Niente di tutto questo passa dal suo WhatsApp né dalla sua casella di posta.
• Non costa niente. Le notifiche dell’app sono gratuite e illimitate, in tutti i piani. Per pazienti che vengono ogni settimana per mesi, è di gran lunga il canale più economico.

La cosa ragionevole è proporla alla prima seduta al paziente che vuole privacy, e lasciare email o WhatsApp a chi preferisce non installare niente.

Il termine di cancellazione fa parte del setting

In terapia, il setting è quello che dà forma al lavoro: il giorno, l’ora, la durata, il prezzo e cosa succede se il paziente non viene. Un promemoria fatto bene è un pezzo in più di quel setting, e il termine di cancellazione anche.

Dillo dall’inizio e mettilo nell’avviso di conferma: “Le sedute si possono cancellare o spostare fino a 24 ore prima”. Da lì in poi, il link del promemoria permette di cancellare solo entro quel termine; se il paziente lo apre fuori termine, la cancellazione non è più disponibile e deve parlare con te. Non è un ostacolo: è la regola che avete concordato, applicata allo stesso modo per tutti, senza che tu debba fare il portinaio.

Con tutto questo che funziona da solo, quello che resta per la conversazione è l’importante: perché il paziente ha saltato due giovedì di fila, non se sapeva di avere un appuntamento.

Come viene in pratica

Uno studio individuale con 30 pazienti a settimana, configurato per la discrezione:

1. Nome dell’attività: il tuo nome. Servizio: “Seduta di 50 minuti”. Senza descrizioni nei titoli.
2. Conferma per email, con l’indirizzo e il termine di cancellazione di 24 ore.
3. Promemoria il giorno prima, per il canale scelto da ogni paziente: notifica dell’app per chi l’ha installata, email o WhatsApp per gli altri.
4. Richiesta di recensione disattivata. Nessuno vuole chiedere una recensione pubblica della propria terapia.

Tutto qui. Se hai dubbi su come impostare l’agenda, nella nostra pagina per psicologi spieghiamo come la organizzano altri studi, e il confronto tra WhatsApp e SMS ti aiuta a decidere quale canale proporre a chi non vuole l’app.