Modelli di promemoria appuntamento per WhatsApp, SMS ed email, pronti da copiare

Un promemoria di appuntamento ha un solo compito: far sapere al cliente che ha un appuntamento e, se non verrà, fargliela dire in tempo. Sembra facile, ma la maggior parte di quelli che si mandano fallisce in una delle due metà. O contengono tanto testo che nessuno arriva in fondo, o sono così stringati che il cliente deve cercare nella chat quando era esattamente. E quasi nessuno dice cosa fare se non può venire.

Ecco cosa deve contenere sempre, cosa è di troppo, quando mandarlo e tre modelli pronti da copiare a seconda del canale.

Cosa deve contenere, sempre

Cinque cose. Se ne manca una, il promemoria perde metà della sua utilità.

1. Il giorno completo. Giorno della settimana e numero: “giovedì 2”, non “domani”. “Domani” dipende da quando si legge, e un messaggio che parte alle nove di sera a volte si legge il giorno dopo.
2. L’ora. Nel formato 24 ore: “17:30”, non “le cinque e mezza”.
3. Con chi e cosa. Il nome della professionista e il servizio. È ciò che permette al cliente di riconoscere l’appuntamento senza aprire nient’altro, ed evita il “credevo fosse con Laura”.
4. Come cancellare o spostare. Un link o un’istruzione di una riga. Se non lo dici, il cliente che non può venire ha tre opzioni: chiamare, scrivere e aspettare risposta, o non fare niente. Molti scelgono la terza.
5. Chi scrive. Il nome dell’attività. Ovvio su WhatsApp con un profilo aziendale; per niente ovvio in un SMS che arriva da un numero sconosciuto.

Cosa è di troppo

Il saluto lungo, il “speriamo che tu stia bene”, l’indirizzo completo con CAP, le indicazioni per parcheggiare e il “non esitare a contattarci”. Tutto questo va nella conferma della prenotazione, che si manda quando il cliente prenota e si legge con calma. Il promemoria si legge in piedi, in ascensore, tra una cosa e l’altra. Più è corto, più viene letto.

E non chiedere conferma se poi non ne fai niente. “Rispondi SÌ per confermare” genera lavoro: qualcuno deve leggere le risposte e decidere cosa fare con chi non risponde. Se non hai quel processo in piedi, chiedi solo il contrario: “se non puoi venire, cancella qui”. Chi non dice niente, viene aspettato.

Quando mandarlo

L’anticipo dipende dal tuo termine di cancellazione. Se accetti cancellazioni fino a 24 ore prima, il promemoria deve arrivare prima che quel termine si chiuda; altrimenti stai avvisando quando ormai non può più cancellare. Una regola che funziona: promemoria a 48 ore se il tuo termine è di 24, e a 24 ore se il termine è di 12. Di come scegliere quel termine parliamo in un altro articolo.

Quanto all’ora del giorno, tra le dieci di mattina e le otto di sera. Un messaggio alle sette di mattina infastidisce; uno alle undici di sera si legge il giorno dopo, se si legge.

Modello per email

L’email non ha limiti di lunghezza, ma non usarlo come scusa. L’oggetto e la prima riga sono ciò che si vede nella casella di posta; il resto, molti non lo aprono.

Oggetto: Il tuo appuntamento di giovedì 2 alle 17:30 da Salone Vega

Corpo:

Ciao Giulia,

ti ricordiamo il tuo appuntamento:

Giovedì 2 ottobre, 17:30 Taglio e piega con Laura Salone Vega, via Roma 12

Se non puoi venire, cancella o sposta l’orario da qui: [link]. Puoi farlo fino a 24 ore prima.

A giovedì, Salone Vega

Nota che l’oggetto contiene già giorno, ora e attività. Chi non apre l’email lo sa lo stesso.

Modello per SMS (160 caratteri, senza accenti)

L’SMS ha due trappole: se superi i 160 caratteri si spezza in due e ne paghi due, e le lettere accentate possono ridurre il limite a 70. Quindi senza accenti e contando.

Ciao Giulia. Promemoria: giovedi 2 alle 17:30, taglio con Laura da Salone Vega. Per cancellare o spostare: https://cal.example/x1y2z3

Sono 133 caratteri, e il link dev’essere corto sul serio: uno normale, da 60 o 70 caratteri, si mangia lo spazio. “Giovedi” va senza accento apposta: il cliente lo capisce lo stesso e tu paghi un messaggio, non due. A seconda del paese e del gestore, un SMS costa tra 5 e 10 centesimi; spieghiamo quanto costa ogni canale in un altro articolo.

Modello per WhatsApp

WhatsApp ammette grassetto, a capo e un pulsante per cancellare, quindi il messaggio può respirare un po’ di più. Ma se invii da un account aziendale non puoi scrivere quello che vuoi: ogni tipo di messaggio è un modello che Meta esamina prima che si possa usare. Se scrivi a mano dal cellulare del salone, questo testo funziona:

Ciao Giulia, ti ricordiamo il tuo appuntamento da Salone Vega:

Giovedì 2 ottobre, 17:30 Taglio e piega con Laura

Se non puoi venire, cancella o sposta l’orario qui: [link] Hai tempo fino a 24 ore prima.

Niente “rispondi per confermare”, a meno che qualcuno non legga davvero le risposte.

Una lista per controllare quello che mandi già

Prendi l’ultimo promemoria partito dal tuo salone e verificalo:

• Contiene giorno della settimana e numero, non “domani”.
• Contiene l’ora nel formato 24 ore.
• Contiene nome della professionista e servizio.
• Dice come cancellare, con un link o un’istruzione di una riga.
• Dice chi lo manda.
• Sta in una schermata di cellulare senza scorrere.
• Parte prima che si chiuda il termine di cancellazione.

Se fallisce su due o più punti, cambia il testo oggi. È una delle cose più economiche che puoi fare contro le assenze.

Cosa fa Calendace per te

Se usi Calendace, non devi scrivere niente di tutto questo. Il promemoria parte da solo con l’anticipo che configuri, sui canali che selezioni (email in tutti i piani; SMS, WhatsApp e notifica dell’app in quelli a pagamento), e contiene giorno, ora, professionista, servizio e un link da cui il cliente cancella finché il termine che hai fissato resta aperto. I modelli WhatsApp sono già approvati. I sette avvisi automatici sono descritti nelle funzionalità.

Se per ora li mandi a mano, copia i modelli qui sopra e salvali come risposte rapide. L’importante è che ogni promemoria che parte contenga le cinque cose, e che il cliente che non può venire abbia un posto dove dirlo con un tocco, non con una telefonata.