Vorlagen für Terminerinnerungen per WhatsApp, SMS und E-Mail, fertig zum Kopieren

Eine Terminerinnerung hat genau eine Aufgabe: Der Kunde soll wissen, dass er einen Termin hat, und Ihnen rechtzeitig Bescheid geben, wenn er nicht kommt. Klingt einfach, aber die meisten Erinnerungen, die verschickt werden, scheitern an einer der beiden Hälften. Entweder enthalten sie so viel Text, dass niemand bis zum Ende liest, oder sie sind so knapp, dass der Kunde im Chat suchen muss, wann es genau war. Und fast keine sagt, was zu tun ist, wenn er nicht kommen kann.

Hier steht, was immer drin sein muss, was weg kann, wann Sie sie verschicken sollten, und drei fertige Vorlagen je nach Kanal.

Was immer drin sein muss

Fünf Dinge. Fehlt eines, verliert die Erinnerung die Hälfte ihres Nutzens.

1. Das vollständige Datum. Wochentag und Tag: „Donnerstag, 2.“, nicht „morgen“. „Morgen“ hängt davon ab, wann gelesen wird, und eine Nachricht, die um neun Uhr abends rausgeht, wird manchmal erst am nächsten Tag gelesen.
2. Die Uhrzeit. Im 24-Stunden-Format: „17:30“, nicht „halb sechs“.
3. Bei wem und was. Der Name der Mitarbeiterin und die Leistung. Damit erkennt der Kunde den Termin, ohne etwas anderes zu öffnen, und das „Ich dachte, ich wäre bei Lena“ bleibt aus.
4. Wie man absagt oder verschiebt. Ein Link oder eine Anweisung in einer Zeile. Sagen Sie es nicht, hat der Kunde, der nicht kommen kann, drei Möglichkeiten: anrufen, schreiben und auf Antwort warten, oder nichts tun. Viele wählen die dritte.
5. Wer schreibt. Der Name des Betriebs. Bei WhatsApp mit Unternehmensprofil offensichtlich; bei einer SMS von einer unbekannten Nummer überhaupt nicht.

Was weg kann

Die lange Begrüßung, das „Wir hoffen, es geht Ihnen gut“, die komplette Adresse mit Postleitzahl, die Parkhinweise und das „Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren“. Das alles gehört in die Buchungsbestätigung, die beim Buchen rausgeht und in Ruhe gelesen wird. Die Erinnerung wird im Stehen gelesen, im Aufzug, zwischen zwei Dingen. Je kürzer, desto eher wird sie gelesen.

Bitten Sie auch nicht um Bestätigung, wenn Sie nichts damit anfangen. „Antworten Sie mit JA zur Bestätigung“ erzeugt Arbeit: Jemand muss die Antworten lesen und entscheiden, was mit denen passiert, die nicht antworten. Haben Sie diesen Ablauf nicht, bitten Sie nur um das Gegenteil: „Wenn Sie nicht kommen können, sagen Sie hier ab.“ Wer nichts sagt, wird erwartet.

Wann verschicken

Der Vorlauf hängt von Ihrer Stornofrist ab. Akzeptieren Sie Absagen bis 24 Stunden vorher, muss die Erinnerung ankommen, bevor diese Frist abläuft; sonst erinnern Sie, wenn der Kunde schon nicht mehr absagen kann. Eine Regel, die funktioniert: Erinnerung 48 Stunden vorher bei einer Frist von 24, und 24 Stunden vorher bei einer Frist von 12. Wie Sie diese Frist wählen, steht in einem anderen Artikel.

Was die Tageszeit angeht: zwischen zehn Uhr morgens und acht Uhr abends. Eine Nachricht um sieben Uhr früh stört; eine um elf Uhr nachts wird am nächsten Tag gelesen, wenn überhaupt.

Vorlage für E-Mail

Die E-Mail hat kein Längenlimit, aber nehmen Sie das nicht als Ausrede. Betreff und erste Zeile sind das, was im Posteingang zu sehen ist; den Rest öffnen viele gar nicht.

Betreff: Ihr Termin am Donnerstag, 2. Oktober um 17:30 bei Salon Vega

Text:

Hallo Anna,

wir erinnern Sie an Ihren Termin:

Donnerstag, 2. Oktober, 17:30 Schnitt und Styling bei Lena Salon Vega, Hauptstraße 12

Wenn Sie nicht kommen können, sagen Sie hier ab oder verschieben den Termin: [Link]. Das geht bis 24 Stunden vorher.

Bis Donnerstag, Salon Vega

Beachten Sie, dass schon der Betreff Tag, Uhrzeit und Betrieb enthält. Wer die E-Mail nicht öffnet, weiß trotzdem Bescheid.

Vorlage für SMS (160 Zeichen)

Die SMS hat zwei Fallen: Über 160 Zeichen wird sie geteilt und Sie zahlen zwei, und Zeichen außerhalb des SMS-Standardzeichensatzes, etwa Emojis oder typografische Anführungszeichen, drücken das Limit auf 70. Umlaute und ß sind im Standardzeichensatz enthalten und zählen ganz normal. Also schlicht schreiben und zählen.

Hallo Anna. Erinnerung: Donnerstag 2.10. um 17:30, Schnitt bei Lena im Salon Vega. Absagen oder verschieben: https://cal.example/x1y2z3

Das sind 135 Zeichen, und der Link muss wirklich kurz sein: Ein normaler mit 60 oder 70 Zeichen frisst den Platz auf. Je nach Land und Anbieter kostet eine SMS zwischen 5 und 10 Cent; was jeder Kanal kostet, erklären wir in einem anderen Artikel.

Vorlage für WhatsApp

WhatsApp erlaubt Fettdruck, Zeilenumbrüche und einen Button zum Absagen, die Nachricht darf also etwas mehr Luft haben. Aber wenn Sie von einem Unternehmenskonto aus senden, können Sie nicht schreiben, was Sie wollen: Jede Nachrichtenart ist eine Vorlage, die Meta prüft, bevor sie genutzt werden darf. Schreiben Sie von Hand vom Handy des Salons, funktioniert dieser Text:

Hallo Anna, wir erinnern Sie an Ihren Termin bei Salon Vega:

Donnerstag, 2. Oktober, 17:30 Schnitt und Styling bei Lena

Wenn Sie nicht kommen können, sagen Sie hier ab oder verschieben: [Link] Das geht bis 24 Stunden vorher.

Kein „Antworten Sie zur Bestätigung“, es sei denn, jemand liest die Antworten.

Eine Checkliste für die Erinnerung, die Sie schon verschicken

Nehmen Sie die letzte Erinnerung, die aus Ihrem Salon rausging, und prüfen Sie:

• Sie enthält Wochentag und Datum, nicht „morgen“.
• Sie enthält die Uhrzeit im 24-Stunden-Format.
• Sie enthält den Namen der Mitarbeiterin und die Leistung.
• Sie sagt, wie man absagt, mit Link oder Anweisung in einer Zeile.
• Sie sagt, wer sie schickt.
• Sie passt ohne Scrollen auf einen Handybildschirm.
• Sie geht raus, bevor die Stornofrist abläuft.

Scheitert sie an zwei oder mehr Punkten, ändern Sie den Text noch heute. Es ist eines der günstigsten Mittel gegen Nicht-Erscheinen.

Was Calendace für Sie übernimmt

Wenn Sie Calendace nutzen, müssen Sie nichts davon schreiben. Die Erinnerung geht von allein raus, mit dem Vorlauf, den Sie einstellen, über die Kanäle, die Sie markieren (E-Mail in allen Tarifen; SMS, WhatsApp und App-Benachrichtigung in den kostenpflichtigen), und sie enthält Tag, Uhrzeit, Mitarbeiterin, Leistung und einen Link, über den der Kunde absagt, solange die von Ihnen festgelegte Frist noch läuft. Die WhatsApp-Vorlagen sind bereits freigegeben. Die sieben automatischen Benachrichtigungen sind unter Funktionen beschrieben.

Wenn Sie sie vorerst von Hand verschicken, kopieren Sie die Vorlagen oben und speichern Sie sie als Schnellantworten. Wichtig ist, dass jede Erinnerung die fünf Dinge enthält und dass der Kunde, der nicht kommen kann, einen Ort hat, wo er das mit einem Tipp sagen kann, nicht mit einem Anruf.