Plantillas de recordatorio de cita para WhatsApp, SMS y email, listas para copiar

Un recordatorio de cita tiene un solo trabajo: que el cliente sepa que tiene cita y que, si no va a venir, te lo diga a tiempo. Parece fácil, pero la mayoría de los que se mandan fallan en una de las dos mitades. O llevan tanto texto que nadie llega al final, o son tan escuetos que el cliente tiene que buscar en el chat cuándo era exactamente. Y casi ninguno dice qué hacer si no puede venir.

Aquí tienes lo que debe llevar siempre, lo que sobra, cuándo mandarlo y tres plantillas listas para copiar según el canal.

Lo que tiene que llevar, siempre

Cinco cosas. Si falta una, el recordatorio pierde la mitad de su utilidad.

1. El día completo. Día de la semana y número: “jueves 2”, no “mañana”. “Mañana” depende de cuándo se lea, y un mensaje que sale a las nueve de la noche a veces se lee al día siguiente.
2. La hora. En formato de 24 horas: “17:30”, no “las cinco y media”.
3. Con quién y qué. El nombre de la profesional y el servicio. Es lo que permite al cliente reconocer la cita sin abrir nada más, y evita el “creía que era con Laura”.
4. Cómo cancelar o cambiar. Un enlace o una instrucción de una línea. Si no lo dices, el cliente que no puede venir tiene tres opciones: llamar, escribir y esperar respuesta, o no hacer nada. Muchos eligen la tercera.
5. Quién escribe. El nombre del negocio. Obvio en WhatsApp con perfil de empresa; nada obvio en un SMS que llega de un número desconocido.

Lo que sobra

El saludo largo, el “esperamos que estés bien”, la dirección completa con código postal, las indicaciones para aparcar y el “no dudes en contactarnos”. Todo eso va en la confirmación de la reserva, que se manda cuando el cliente reserva y se lee con calma. El recordatorio se lee de pie, en el ascensor, entre dos cosas. Cuanto más corto, más se lee.

Tampoco pidas confirmación si no vas a hacer nada con ella. “Responde SÍ para confirmar” genera trabajo: alguien tiene que leer las respuestas y decidir qué hacer con los que no contestan. Si no tienes ese proceso montado, pide solo lo contrario: “si no puedes venir, cancela aquí”. Al que no dice nada, se le espera.

Cuándo mandarlo

La antelación depende de tu plazo de cancelación. Si aceptas cancelaciones hasta 24 horas antes, el recordatorio tiene que llegar antes de que se cierre ese plazo; si no, estás avisando cuando ya no puede cancelar. Una regla que funciona: recordatorio a las 48 horas si tu plazo es de 24, y a las 24 si tu plazo es de 12. De cómo elegir ese plazo hablamos en otro artículo.

En cuanto a la hora del día, entre las diez de la mañana y las ocho de la tarde. Un mensaje a las siete de la mañana molesta; uno a las once de la noche se lee al día siguiente, si se lee.

Plantilla para email

El email no tiene límite de longitud, pero no lo uses como excusa. El asunto y la primera línea son lo que se ve en la bandeja de entrada; el resto, muchos no lo abren.

Asunto: Tu cita del jueves 2 a las 17:30 en Salón Vega

Cuerpo:

Hola Marta,

Te recordamos tu cita:

Jueves 2 de octubre, 17:30 Corte y peinado con Laura Salón Vega, calle Mayor 12

Si no puedes venir, cancela o cambia la hora desde aquí: [enlace]. Puedes hacerlo hasta 24 horas antes.

Hasta el jueves, Salón Vega

Fíjate en que el asunto ya lleva día, hora y negocio. Quien no abra el correo se entera igual.

Plantilla para SMS (160 caracteres, sin tildes)

El SMS tiene dos trampas: si pasas de 160 caracteres se parte en dos y pagas dos, y las tildes y la eñe pueden reducir el límite a 70. Así que sin acentos y contando.

Hola Marta. Recordatorio: jueves 2 a las 17:30, corte con Laura en Salon Vega. Para cancelar o cambiar: https://cal.example/x1y2z3

Son 130 caracteres, y el enlace tiene que ser corto de verdad: uno normal, de 60 o 70 caracteres, se come el hueco. “Salon” va sin tilde a propósito: el cliente lo entiende igual y tú pagas un mensaje, no dos. En España el SMS cuesta entre 7 y 9 céntimos según el proveedor; explicamos lo que cuesta cada canal en otro artículo.

Plantilla para WhatsApp

WhatsApp admite negritas, saltos de línea y un botón para cancelar, así que el mensaje puede respirar un poco más. Pero si envías desde una cuenta de empresa, no puedes escribir lo que quieras: cada tipo de mensaje es una plantilla que Meta revisa antes de que se pueda usar. Si escribes a mano desde el móvil del salón, este texto funciona:

Hola Marta, te recordamos tu cita en Salón Vega:

Jueves 2 de octubre, 17:30 Corte y peinado con Laura

Si no puedes venir, cancela o cambia la hora aquí: [enlace] Tienes hasta 24 horas antes.

Nada de “responde para confirmar”, salvo que alguien vaya a leer las respuestas.

Una lista para revisar el que ya mandas

Coge el último recordatorio que salió de tu salón y compruébalo:

• Lleva día de la semana y número, no “mañana”.
• Lleva hora en formato 24 horas.
• Lleva nombre de la profesional y servicio.
• Dice cómo cancelar, con enlace o instrucción de una línea.
• Dice quién lo manda.
• Cabe en una pantalla de móvil sin hacer scroll.
• Sale antes de que se cierre el plazo de cancelación.

Si falla en dos o más, cambia el texto hoy. Es de las cosas más baratas que puedes hacer contra las faltas.

Lo que hace Calendace por ti

Si usas Calendace, no tienes que escribir nada de esto. El recordatorio sale solo con la antelación que configures, por los canales que marques (email en todos los planes; SMS, WhatsApp y notificación de la app en los de pago), y lleva el día, la hora, la profesional, el servicio y un enlace desde el que el cliente cancela mientras el plazo que hayas fijado siga abierto. Las plantillas de WhatsApp ya están aprobadas. Los siete avisos automáticos están descritos en funciones.

Si de momento los mandas a mano, copia las plantillas de arriba y guárdalas como respuestas rápidas. Lo importante es que cada recordatorio que salga lleve las cinco cosas, y que el cliente que no puede venir tenga un sitio donde decirlo con un toque, no con una llamada.