Modelos de lembrete de marcação para WhatsApp, SMS e email, prontos a copiar

Um lembrete de marcação tem um único trabalho: que o cliente saiba que tem marcação e que, se não vier, lho diga a tempo. Parece fácil, mas a maioria dos que se enviam falha numa das duas metades. Ou levam tanto texto que ninguém chega ao fim, ou são tão secos que o cliente tem de procurar na conversa quando era exatamente. E quase nenhum diz o que fazer se não puder vir.

Aqui tem o que deve levar sempre, o que está a mais, quando enviá-lo e três modelos prontos a copiar consoante o canal.

O que tem de levar, sempre

Cinco coisas. Se faltar uma, o lembrete perde metade da utilidade.

1. O dia completo. Dia da semana e número: “quinta-feira 2”, não “amanhã”. “Amanhã” depende de quando se lê, e uma mensagem que sai às nove da noite às vezes lê-se no dia seguinte.
2. A hora. Em formato de 24 horas: “17:30”, não “cinco e meia”.
3. Com quem e o quê. O nome da profissional e o serviço. É o que permite ao cliente reconhecer a marcação sem abrir mais nada, e evita o “pensava que era com a Laura”.
4. Como cancelar ou alterar. Um link ou uma instrução de uma linha. Se não o disser, o cliente que não pode vir tem três opções: ligar, escrever e esperar resposta, ou não fazer nada. Muitos escolhem a terceira.
5. Quem escreve. O nome do negócio. Óbvio no WhatsApp com perfil de empresa; nada óbvio num SMS que chega de um número desconhecido.

O que está a mais

O cumprimento longo, o “esperamos que esteja bem”, a morada completa com código postal, as indicações para estacionar e o “não hesite em contactar-nos”. Tudo isso vai na confirmação da marcação, que se envia quando o cliente marca e se lê com calma. O lembrete lê-se de pé, no elevador, entre duas coisas. Quanto mais curto, mais se lê.

Também não peça confirmação se não vai fazer nada com ela. “Responda SIM para confirmar” gera trabalho: alguém tem de ler as respostas e decidir o que fazer com os que não respondem. Se não tem esse processo montado, peça só o contrário: “se não puder vir, cancele aqui”. Quem não diz nada, é esperado.

Quando enviá-lo

A antecedência depende do seu prazo de cancelamento. Se aceita cancelamentos até 24 horas antes, o lembrete tem de chegar antes de esse prazo fechar; caso contrário, está a avisar quando o cliente já não pode cancelar. Uma regra que funciona: lembrete às 48 horas se o seu prazo é de 24, e às 24 se o seu prazo é de 12. Sobre como escolher esse prazo falamos noutro artigo.

Quanto à hora do dia, entre as dez da manhã e as oito da noite. Uma mensagem às sete da manhã incomoda; uma às onze da noite lê-se no dia seguinte, se se ler.

Modelo para email

O email não tem limite de comprimento, mas não o use como desculpa. O assunto e a primeira linha são o que se vê na caixa de entrada; o resto, muitos não o abrem.

Assunto: A sua marcação de quinta-feira 2 às 17:30 no Salão Vega

Corpo:

Olá Marta,

Lembramos a sua marcação:

Quinta-feira, 2 de outubro, 17:30 Corte e penteado com a Laura Salão Vega, Rua Direita 12

Se não puder vir, cancele ou altere a hora a partir daqui: [link]. Pode fazê-lo até 24 horas antes.

Até quinta, Salão Vega

Repare que o assunto já leva dia, hora e negócio. Quem não abrir o email fica a saber na mesma.

Modelo para SMS (160 caracteres, sem acentos)

O SMS tem duas armadilhas: se passar dos 160 caracteres parte-se em dois e paga dois, e os acentos e as cedilhas podem reduzir o limite para 70. Portanto sem acentos e a contar.

Ola Marta. Lembrete: quinta 2 as 17:30, corte com a Laura no Salao Vega. Para cancelar ou alterar: https://cal.example/x1y2z3

São 125 caracteres, e o link tem de ser mesmo curto: um normal, de 60 ou 70 caracteres, come o espaço todo. “Salao” vai sem til de propósito: o cliente percebe na mesma e você paga uma mensagem, não duas. Consoante o país e o fornecedor, o SMS custa entre 5 e 10 cêntimos; explicamos o que custa cada canal noutro artigo.

Modelo para WhatsApp

O WhatsApp admite negritos, quebras de linha e um botão para cancelar, por isso a mensagem pode respirar um pouco mais. Mas se envia a partir de uma conta de empresa, não pode escrever o que quiser: cada tipo de mensagem é um modelo que a Meta revê antes de poder ser usado. Se escreve à mão a partir do telemóvel do salão, este texto funciona:

Olá Marta, lembramos a sua marcação no Salão Vega:

Quinta-feira, 2 de outubro, 17:30 Corte e penteado com a Laura

Se não puder vir, cancele ou altere a hora aqui: [link] Tem até 24 horas antes.

Nada de “responda para confirmar”, a não ser que alguém vá ler as respostas.

Uma lista para rever o que já envia

Pegue no último lembrete que saiu do seu salão e verifique:

• Leva dia da semana e número, não “amanhã”.
• Leva hora em formato de 24 horas.
• Leva nome da profissional e serviço.
• Diz como cancelar, com link ou instrução de uma linha.
• Diz quem o envia.
• Cabe num ecrã de telemóvel sem fazer scroll.
• Sai antes de o prazo de cancelamento fechar.

Se falhar em dois ou mais, mude o texto hoje. É das coisas mais baratas que pode fazer contra as faltas.

O que o Calendace faz por si

Se usa o Calendace, não tem de escrever nada disto. O lembrete sai sozinho com a antecedência que configurar, pelos canais que marcar (email em todos os planos; SMS, WhatsApp e notificação da app nos pagos), e leva o dia, a hora, a profissional, o serviço e um link a partir do qual o cliente cancela enquanto o prazo que tiver fixado continuar aberto. Os modelos de WhatsApp já estão aprovados. Os sete avisos automáticos estão descritos em funcionalidades.

Se por agora os envia à mão, copie os modelos acima e guarde-os como respostas rápidas. O importante é que cada lembrete que sair leve as cinco coisas, e que o cliente que não pode vir tenha um sítio onde o dizer com um toque, não com uma chamada.