Como escolher o software de marcações para um salão pequeno: dez perguntas antes de assinar

Mudar de programa de marcações é uma chatice. É preciso passar os clientes, ensinar a equipa, avisar de que o link é outro e aguentar duas semanas de “não me deixa marcar”. Por isso a decisão convém tomá-la uma vez e bem, e por isso a maioria dos salões toma-a mal: experimentam o primeiro que lhes mostram, funciona mais ou menos, e ficam por aí.

Estas são as dez perguntas que faríamos a qualquer programa antes de lhe confiar os nossos clientes, com a resposta da Calendace por baixo de cada uma, incluindo as que não correm bem. Se está a comparar, faça as mesmas dez à outra opção e ponha as respostas lado a lado.

1. De quem é o cliente?

É a pergunta que quase ninguém faz e a que mais importa. Num marketplace de marcações, o cliente que marca consigo é cliente da plataforma: é ela que tem a ficha dele, é ela que lhe envia ofertas e é ela que lhe mostra o salão ao lado quando procura vaga. Você põe a cadeira.

Calendace: o cliente é seu. Marca na sua página, com o seu nome e o seu link, e a ficha dele está na sua conta. A Calendace não é um marketplace e não mostra o seu cliente a mais ninguém. O que também significa que não lhe traz clientes novos: encontram-no pelo Google, pelo Instagram ou pelo QR do balcão. Se procura quem lhe envie clientela, esta não é a ferramenta.

2. Comissão ou mensalidade?

Uns 25 % ou 30 % da primeira visita de cada cliente novo parece pouco até multiplicar. Digamos que um salão capta doze clientes novos por mês com um serviço médio de 30 €: são 360 € de primeiras visitas, e com 30 % de comissão, 108 € por mês que se vão embora. Mais do que a mensalidade de quase qualquer programa.

Calendace: mensalidade fixa e sem comissão, nem por marcação nem por cliente. O plano Padrão são 12,99 € por mês (9,99 € a pagar ao ano) e o Premium 34,99 € (29,99 € ao ano), IVA à parte. Na página sobre comissões estão as contas feitas frente ao Booksy e ao Treatwell.

3. Há período de fidelização?

Se o programa é bom, não precisa de o prender. Se o prende, pergunte-se porquê.

Calendace: sem fidelização. Cancela quando quiser e, se for a meio do mês, o mês já está pago e pronto. Para comparar: o Treatwell exige doze meses; o Booksy não.

4. Que avisos envia e por que canais?

Não chega “envia lembretes”. É preciso saber quais, quando e por onde, porque é aí que está a diferença entre 10 % de faltas e 4 %.

Calendace: sete avisos automáticos: marcação pendente, confirmada, recusada, cancelada, alteração de hora, lembrete antes da marcação (com a antecedência que escolher) e pedido de avaliação no Google ao terminar. Quatro canais: email (grátis em todos os planos), SMS e WhatsApp (planos pagos, com packs de créditos) e notificação da app instalada (grátis e ilimitada). Escolhe canal a canal e aviso a aviso. Explicamos quando usar cada canal noutro artigo.

5. O cliente pode cancelar sozinho?

Se para cancelar é preciso telefonar, as pessoas não cancelam: não aparecem. E um cancelamento a tempo é uma vaga que se pode voltar a vender; uma falta, não.

Calendace: o cliente cancela ou altera a partir do link do próprio aviso, sem conta nem palavra-passe, dentro do prazo que você definir (24 horas, 48, o que quiser). Fora desse prazo tem de falar consigo. Na ficha dele vê quantas vezes não apareceu, e pode bloquear quem abusar.

6. Há lista de espera?

É a diferença entre “não tenho vaga, lamento” e “não tenho vaga, aviso-o se alguma se libertar”. Para um salão cheio, é a função que mais dinheiro recupera.

Calendace: sim, no Padrão e no Premium. O cliente inscreve-se a partir da sua página quando não há vaga (serviço, dia, manhã ou tarde, profissional se quiser). Ao libertar-se uma vaga avisam-se os três primeiros por antiguidade; se em 30 minutos ninguém marcar, os três seguintes. Quem consegue marcação sai da lista. Contamos como funciona e quanto recupera com números.

7. Pode exportar os seus dados?

Um dia vai querer sair, ou fazer uma cópia, ou enviar uma mensagem de Natal a partir de outro sítio. Se os seus clientes não saem do programa, não são seus clientes.

Calendace: a exportação de clientes está no plano Premium. No Padrão tem o histórico e as notas de cada cliente dentro da conta, mas não a descarga em bloco. É uma das respostas que não é um sim redondo, e preferimos dizê-la.

8. Em que línguas está a página de marcações?

Numa cidade com turismo ou com clientela de vários países, uma página só em português deixa marcações de fora.

Calendace: a página de marcações está em seis línguas e deteta a do visitante. Configura os serviços uma vez e o cliente marca na dele.

9. O que acontece se a equipa crescer?

Um programa que corre bem com uma pessoa pode tornar-se caro ou incómodo com quatro. Convém ver o preço do segundo e do terceiro profissional antes de os contratar.

Calendace: o plano Gratuito é para um profissional e um serviço. O Padrão chega a três profissionais e cinco serviços, com 600 marcações por mês. O Premium não tem limites. Não há quota por funcionário adicional: passar de um para três profissionais não muda o preço do plano. O Booksy, para comparar, cobra 8 € por mês por cada funcionário adicional.

10. Pode experimentar-se sem cartão?

Se para ver como funciona é preciso dar o cartão, o “teste grátis” é uma subscrição com um aviso de que vai começar a cobrar.

Calendace: o plano Gratuito não pede cartão e não caduca: 20 marcações por mês, 50 clientes, página de marcações e avisos por email. Ao criar a conta tem ainda 30 dias de Premium completo, também sem cartão, para experimentar WhatsApp, SMS, lista de espera e estatísticas com a sua agenda real. Se no fim não quiser pagar, desce para o Gratuito e continua.

O que a Calendace não faz

Para a lista ser honesta, três coisas que não vai encontrar:

• Pagamentos online. A Calendace não cobra por si, nem gere sinais, nem pagamentos com cartão, nem vouchers. Se precisa de cobrar um sinal para marcar, precisa de outra ferramenta ou de cobrar por sua conta.
• Clientes novos. Já o dissemos na primeira pergunta: ninguém o vai encontrar a procurar “cabeleireiro perto de mim” dentro da Calendace. Encontram-no fora e marcam dentro.
• Gabinetes ou recursos além das pessoas. A agenda é por profissional; se a sua limitação são as salas, resolve-se com horários e serviços atribuídos, como explicamos no artigo sobre gabinetes.

Como usar esta lista

Ponha-as numa folha com uma coluna por programa e preencha-a. Não é preciso que todas sejam um sim: é preciso que os nãos sejam em coisas que não lhe importam. Um salão de duas cadeiras sem turistas pode viver sem seis línguas; um que precisa de cobrar sinais não pode viver sem pagamentos online, e para esse a Calendace não é a resposta. Para os restantes, os planos e o que cada um inclui estão numa só página, sem letra pequena.