Centro de estética com vários gabinetes: como organizar a agenda para que a marcação online não gere sobreposições

O medo de quase todos os centros de estética antes de abrir a marcação online é o mesmo: que o sistema dê hora a duas clientes ao mesmo tempo e só haja um gabinete livre. Ao balcão isso não acontece porque quem aponta a marcação olha para a agenda inteira. Online, quem olha para a agenda é o sistema, e só vê o que lhe contou.

A boa notícia é que a sobreposição quase nunca é causada pelo sistema. É causada por uma configuração que não descreve como o centro trabalha. E corrigir isso é coisa de uma tarde.

Primeiro: qual é o gargalo, o gabinete ou a pessoa

Antes de mexer em nada, responda a uma pergunta: no seu centro, o que se esgota primeiro, os gabinetes ou as mãos?

Com três esteticistas e três gabinetes, o limite são as pessoas: nunca haverá mais tratamentos ao mesmo tempo do que profissionais. Com três esteticistas e dois gabinetes, o limite são os gabinetes, e há que ter isso em conta. Com duas esteticistas e quatro gabinetes, os gabinetes sobram.

A Calendace não tem um recurso “gabinete” que se reserve em separado. O que tem é profissionais, cada um com o seu horário, os seus serviços e a sua agenda, e com isso resolvem-se os três casos.

Cada profissional com o seu horário real

O primeiro erro que vemos é um horário único para todo o centro, de segunda a sábado das dez às vinte, com todos os profissionais dentro. Assim o sistema acredita que a Sofia, que só vem à tarde, pode atender às onze da manhã.

Na Calendace cada profissional tem o seu horário, partido se precisar, e as férias à parte. Quando a cliente escolhe a Sofia, só vê as tardes. Quando escolhe “o primeiro que estiver livre”, só lhe aparecem horas em que alguém está mesmo a trabalhar.

Se tem mais profissionais do que gabinetes, é aqui que se corrige: ajuste os horários para que em nenhum período haja mais profissionais ativos do que gabinetes. Com dois gabinetes e três esteticistas, uma de manhã, uma de tarde e uma a tempo inteiro já bate certo sem que o sistema saiba o que é um gabinete. É a forma mais simples e a que menos falha.

Cada serviço, só a quem o sabe fazer

O segundo erro é todos os serviços estarem atribuídos a todos. Então o sistema dá uma depilação a laser a quem não tem formação em laser, ou um tratamento facial com aparelhos à profissional que trabalha no gabinete que não tem o aparelho.

Na Calendace cada serviço é atribuído aos profissionais que o fazem. Se o aparelho de radiofrequência está num só gabinete e só a Inês o usa, o serviço “Radiofrequência facial” fica atribuído só à Inês. Assim o gabinete com o aparelho fica “reservado” através da pessoa que o usa, sem existir como recurso.

Aqui está a forma prática de converter gabinetes em profissionais quando um gabinete é especial: a cada gabinete com um equipamento concreto corresponde um profissional, e os serviços desse equipamento atribuem-se só a ele. Se duas pessoas se revezam nesse gabinete, revezam-se também no horário, para nunca coincidirem.

A duração real, com a limpeza incluída

O terceiro erro é o mais comum e o que mais sobreposições produz: pôr no serviço o tempo do tratamento, não o tempo que o gabinete fica ocupado.

Um facial de 45 minutos não são 45 minutos. São 45 de tratamento, cinco para acomodar a cliente e cobrar, e dez para mudar os lençóis e desinfetar. Se o serviço dura 45 no sistema, a cliente seguinte entra quando a anterior ainda se está a vestir.

A regra: a duração do serviço é o tempo desde que o gabinete deixa de estar livre até voltar a estar. Um exemplo:

Se tem o plano Padrão pode ter até cinco serviços; no Premium, os que quiser. Se tem muitos tratamentos parecidos, agrupe-os por duração real (“Facial 60 min”, “Depilação 30 min”) e detalhe na descrição o que cada um inclui.

A grelha: 15, 30 ou 60 minutos

A grelha é de quanto em quanto tempo começam as marcações na sua página. Com uma grelha de 30 minutos, a cliente vê horas às dez, dez e meia, onze. Com uma de 15, vê também dez e um quarto e onze menos um quarto.

Para um centro de estética com serviços de 30, 45 e 60 minutos, a grelha de 15 minutos é a que deixa menos tempos mortos: um serviço de 45 que começa às dez termina às onze menos um quarto e o seguinte pode começar aí mesmo. Com grelha de 30, essa vaga das onze menos um quarto não existe e o seguinte começa às onze: quinze minutos perdidos em cada marcação de 45.

Em troca, a de 15 pode deixar vagas de 15 minutos onde não cabe nada. Se todos os seus serviços duram 30 ou 60, fique com a de 30. Se tem serviços de 45, a de 15 compensa.

”O primeiro que estiver livre” distribui a carga

Quando a cliente marca, escolhe o profissional ou marca “o primeiro que estiver livre”. Esta opção é a que mais ajuda a encher a agenda sem sobreposições: o sistema vê quem pode fazer esse serviço, quem está a trabalhar a essa hora e quem tem a vaga, e atribui a marcação.

Para funcionar bem precisa das três coisas anteriores: horários reais, serviços bem atribuídos e durações com limpeza. Com essas três, “o primeiro que estiver livre” nunca mete duas pessoas no mesmo gabinete, porque cada profissional atende uma cliente de cada vez e ocupa o seu gabinete.

Se tem clientes fiéis a uma esteticista concreta, deixe-as escolher. “O primeiro livre” é para as que vêm pelo tratamento, não pela pessoa, e costumam ser as que enchem as manhãs.

Lista de verificação antes de abrir a marcação online

1. Cada profissional tem o seu horário próprio, com horário partido e férias?
2. Em nenhum período há mais profissionais ativos do que gabinetes disponíveis?
3. Cada serviço está atribuído só a quem o faz de verdade?
4. Os serviços que precisam de um aparelho estão atribuídos só ao profissional desse gabinete?
5. A duração de cada serviço inclui preparação e limpeza?
6. A grelha (15 ou 30) encaixa nas durações dos seus serviços?
7. Fez três marcações de teste a partir do telemóvel, uma com “o primeiro livre”, e verificou a agenda?

Se responder que sim às sete, a marcação online não vai sobrepor nada que você já não sobrepusesse à mão. E se o centro crescer, o plano Padrão permite três profissionais e o Premium os que forem precisos; pode ver os planos e como o configuram outros centros de estética. Quando a agenda estiver cheia, o passo seguinte é a lista de espera, para que as vagas que se cancelem se preencham sozinhas.