Kosmetikstudio mit mehreren Kabinen: den Kalender so organisieren, dass die Online-Buchung keine Überschneidungen erzeugt

Die Angst fast aller Kosmetikstudios vor dem Start der Online-Buchung ist dieselbe: dass das System zwei Kundinnen zur selben Zeit einen Termin gibt und nur eine Kabine frei ist. Am Tresen passiert das nicht, weil die Person, die den Termin einträgt, den ganzen Kalender im Blick hat. Online schaut das System auf den Kalender, und es sieht nur, was Sie ihm erzählt haben.

Die gute Nachricht: Die Überschneidung verursacht fast nie das System. Sie kommt von einer Einrichtung, die nicht beschreibt, wie das Studio arbeitet. Und das zu beheben ist eine Sache von einem Nachmittag.

Zuerst: Was ist der Engpass, die Kabine oder die Person?

Bevor Sie etwas anfassen, beantworten Sie eine Frage: Was geht in Ihrem Studio zuerst aus, die Kabinen oder die Hände?

Mit drei Kosmetikerinnen und drei Kabinen sind die Personen die Grenze: Es wird nie mehr gleichzeitige Behandlungen geben als Mitarbeiter. Mit drei Kosmetikerinnen und zwei Kabinen sind die Kabinen die Grenze, und das muss berücksichtigt werden. Mit zwei Kosmetikerinnen und vier Kabinen sind Kabinen übrig.

Calendace hat keine Ressource “Kabine”, die separat gebucht wird. Es hat Mitarbeiter, jeder mit eigenen Arbeitszeiten, eigenen Leistungen und eigenem Kalender, und damit lassen sich alle drei Fälle lösen.

Jeder Mitarbeiter mit seinen echten Arbeitszeiten

Der erste Fehler, den wir sehen, ist eine einzige Arbeitszeit für das ganze Studio, Montag bis Samstag von zehn bis zwanzig Uhr, mit allen Mitarbeitern darin. So glaubt das System, dass Laura, die nur nachmittags kommt, um elf Uhr vormittags behandeln kann.

In Calendace hat jeder Mitarbeiter seine eigenen Arbeitszeiten, geteilt, wenn nötig, und seinen eigenen Urlaub. Wählt die Kundin Laura, sieht sie nur die Nachmittage. Wählt sie “wer zuerst frei ist”, bekommt sie nur Zeiten, in denen tatsächlich jemand arbeitet.

Wenn Sie mehr Mitarbeiter als Kabinen haben, wird es hier korrigiert: Passen Sie die Arbeitszeiten so an, dass in keinem Zeitraum mehr Mitarbeiter aktiv sind als Kabinen. Mit zwei Kabinen und drei Kosmetikerinnen, eine vormittags, eine nachmittags und eine ganztags, geht es auf, ohne dass das System weiß, was eine Kabine ist. Das ist der einfachste Weg und der, der am seltensten versagt.

Jede Leistung nur bei denen, die sie ausführen können

Der zweite Fehler ist, dass alle Leistungen allen zugewiesen sind. Dann vergibt das System eine Laser-Haarentfernung an jemanden, der nicht am Laser ausgebildet ist, oder eine apparative Gesichtsbehandlung an die Mitarbeiterin in der Kabine ohne das Gerät.

In Calendace wird jede Leistung den Mitarbeitern zugewiesen, die sie ausführen. Steht das Radiofrequenzgerät in einer einzigen Kabine und nutzt es nur Sabine, wird die Leistung “Radiofrequenz Gesicht” nur Sabine zugewiesen. So ist die Kabine mit dem Gerät über die Person “reserviert”, die es nutzt, ohne dass sie als Ressource existiert.

Das ist der praktische Weg, Kabinen in Mitarbeiter zu übersetzen, wenn eine Kabine besonders ist: Jeder Kabine mit einem bestimmten Gerät entspricht ein Mitarbeiter, und die Leistungen dieses Geräts werden nur ihm zugewiesen. Wechseln sich zwei Personen in dieser Kabine ab, wechseln sie sich auch in den Arbeitszeiten ab, damit sie sich nie überschneiden.

Die reale Dauer, Reinigung inklusive

Der dritte Fehler ist der häufigste und der, der die meisten Überschneidungen erzeugt: bei der Leistung die Behandlungszeit einzutragen, nicht die Zeit, die die Kabine belegt ist.

Eine 45-minütige Gesichtsbehandlung sind nicht 45 Minuten. Es sind 45 für die Behandlung, fünf, um die Kundin zu empfangen und abzukassieren, und zehn, um Laken zu wechseln und zu desinfizieren. Dauert die Leistung im System 45, kommt die nächste Kundin herein, während die vorige sich noch anzieht.

Die Regel: Die Dauer der Leistung ist die Zeit von dem Moment, in dem die Kabine belegt ist, bis zu dem, in dem sie wieder frei ist. Ein Beispiel:

Im Standard-Plan können Sie bis zu fünf Leistungen anlegen; in Premium so viele Sie wollen. Haben Sie viele ähnliche Behandlungen, gruppieren Sie sie nach realer Dauer (“Gesichtsbehandlung 60 Min.”, “Haarentfernung 30 Min.”) und erläutern Sie in der Beschreibung, was jede umfasst.

Das Raster: 15, 30 oder 60 Minuten

Das Raster legt fest, in welchem Abstand Termine auf Ihrer Buchungsseite beginnen. Mit einem 30-Minuten-Raster sieht die Kundin Termine um zehn, halb elf, elf. Mit einem 15er-Raster sieht sie auch Viertel nach zehn und Viertel vor elf.

Für ein Kosmetikstudio mit Leistungen von 30, 45 und 60 Minuten lässt das 15-Minuten-Raster die wenigsten toten Lücken: Eine 45-minütige Leistung, die um zehn beginnt, endet um Viertel vor elf, und die nächste kann genau dort anfangen. Mit dem 30er-Raster gibt es den Slot um Viertel vor elf nicht, und die nächste beginnt um elf: fünfzehn Minuten verloren bei jedem 45-Minuten-Termin.

Dafür kann das 15er-Raster 15-Minuten-Lücken hinterlassen, in die nichts passt. Dauern alle Ihre Leistungen 30 oder 60 Minuten, bleiben Sie beim 30er. Haben Sie 45-Minuten-Leistungen, lohnt sich das 15er.

”Wer zuerst frei ist” verteilt die Last

Bei der Buchung wählt die Kundin einen Mitarbeiter oder “wer zuerst frei ist”. Diese Option hilft am meisten, den Kalender ohne Überschneidungen zu füllen: Das System prüft, wer diese Leistung ausführen kann, wer zu dieser Zeit arbeitet und wer den freien Slot hat, und weist den Termin zu.

Damit das gut funktioniert, braucht es die drei Dinge von oben: echte Arbeitszeiten, sauber zugewiesene Leistungen und Dauern mit Reinigung. Mit diesen dreien setzt “wer zuerst frei ist” nie zwei Personen in dieselbe Kabine, weil jeder Mitarbeiter eine Kundin zur Zeit behandelt und dabei seine Kabine belegt.

Haben Sie Kundinnen, die einer bestimmten Kosmetikerin treu sind, lassen Sie sie wählen. “Wer zuerst frei ist” ist für die, die wegen der Behandlung kommen, nicht wegen der Person, und das sind meist die, die die Vormittage füllen.

Checkliste vor dem Start der Online-Buchung

1. Hat jeder Mitarbeiter eigene Arbeitszeiten, mit geteilten Zeiten und Urlaub?
2. Sind in keinem Zeitraum mehr Mitarbeiter aktiv als Kabinen verfügbar?
3. Ist jede Leistung nur denen zugewiesen, die sie wirklich ausführen?
4. Sind Leistungen, die ein Gerät brauchen, nur dem Mitarbeiter dieser Kabine zugewiesen?
5. Enthält die Dauer jeder Leistung Vorbereitung und Reinigung?
6. Passt das Raster (15 oder 30) zu den Dauern Ihrer Leistungen?
7. Haben Sie drei Testbuchungen vom Handy gemacht, eine davon mit “wer zuerst frei ist”, und den Kalender geprüft?

Wenn Sie alle sieben mit Ja beantworten, wird die Online-Buchung nichts überschneiden, was Sie nicht auch von Hand überschnitten hätten. Und wenn das Studio wächst, erlaubt der Standard-Plan drei Mitarbeiter und Premium so viele wie nötig; sehen Sie sich die Pläne an und wie andere Kosmetikstudios es einrichten. Ist der Kalender erst voll, ist der nächste Schritt die Warteliste, damit stornierte Slots sich von allein wieder füllen.