Minimale und maximale Vorlaufzeit für Buchungen: welche Werte zu Ihrem Betrieb passen

Es ist 16:40 Uhr, Sie sind mitten in einem Haarschnitt, und das Handy meldet sich: Jemand hat gerade für 17:00 Uhr gebucht. Bei Ihnen. Das ist der erste Einrichtungsfehler, den wir auf neuen Buchungsseiten sehen: die minimale Vorlaufzeit auf null lassen, weil “je einfacher das Buchen, desto besser”. Der zweite ist das Gegenteil: den Kalender ein Jahr im Voraus öffnen, sodass jemand für in sieben Monaten bucht und dieser Slot von einem Termin belegt ist, an den sich weder der Kunde noch Sie erinnern, wenn der Tag kommt.

Beide Einstellungen finden Sie in den Buchungsregeln Ihrer Seite, neben dem Raster von 15, 30 oder 60 Minuten und der Stornierungsfrist. Welche Werte richtig sind, hängt davon ab, was Sie tun.

Was jede Einstellung steuert

Die minimale Vorlaufzeit ist die Zeit, die mindestens zwischen dem Moment der Buchung und dem Termin liegen muss. Mit einer minimalen Vorlaufzeit von zwei Stunden ist um 15:00 Uhr der erste angebotene Slot der um 17:00 Uhr.

Die maximale Vorlaufzeit ist, bis zu welchem Datum gebucht werden kann. Mit acht Wochen kann man heute für in einem Monat buchen, aber nicht für in drei.

Keine der beiden betrifft das, was Sie selbst im Kalender tun. Wenn ein Kunde anruft und Sie ihm einen Termin in 20 Minuten geben, können Sie das. Die Regeln gelten für die Online-Buchung, also für die, die passiert, ohne dass Sie hinschauen.

Minimale Vorlaufzeit: Die Frage ist, wie lange Sie brauchen, um es zu bemerken

Die minimale Vorlaufzeit schützt nicht den Kunden. Sie schützt Sie vor einer Buchung, die Sie nicht gesehen haben. Der richtige Wert ergibt sich also aus einer einzigen Frage: Wenn eine Buchung hereinkommt, wie viel Zeit vergeht, bis Sie sie sehen und reagieren können?

Wenn Sie allein im Laden sind und zwischen zwei Kunden aufs Handy schauen, sind das im schlimmsten Fall 30 oder 45 Minuten. Sitzt jemand am Empfang, ist es sofort. Arbeiten Sie mit einer Behandlung, die vorbereitet werden muss (eine Farbe anmischen, das Wachs erwärmen, die Akte eines Patienten durchsehen), kommt die Vorbereitungszeit dazu.

Daraus die Regel, die funktioniert: Die minimale Vorlaufzeit muss länger sein als die Zeit, bis Sie es bemerken, plus die Zeit, die Sie zum Vorbereiten der Leistung brauchen.

Maximale Vorlaufzeit: so weit, wie Sie Ihren Kalender kennen

Bei der maximalen Vorlaufzeit ist das Risiko ein anderes. Eine Buchung fünf Monate im Voraus hat zwei Probleme: Der Kunde vergisst sie, und Sie kannten Ihre Arbeitszeiten oder Ihren Urlaub für diesen Monat noch gar nicht.

Die Regel: Öffnen Sie den Kalender nicht über das Datum hinaus, für das Sie Arbeitszeiten und Urlaub bereits festgelegt haben. Wenn der Weihnachtsurlaub im Dashboard steht, können Sie bis Januar ohne Sorge öffnen. Wenn Sie noch nicht wissen, was im August ist, lassen Sie keine Buchungen für August zu.

Und eine wichtige Nuance: Je mehr Vorlauf, desto mehr Ausfälle. Ein Termin, der zwei Monate im Voraus gebucht wurde, wird eher vergessen als einer vom Vortag. Deshalb ergibt eine lange maximale Vorlaufzeit nur Sinn, wenn die automatische Erinnerung aktiviert ist. Mit einer Erinnerung am Vortag kommt der Termin von vor zwei Monaten rechtzeitig zurück in den Kopf des Kunden, und wenn er nicht mehr kann, sagt er direkt aus der Benachrichtigung ab, und der Slot geht an die Warteliste.

Empfohlene Werte nach Branche

Das sind Ausgangswerte, gedacht für einen kleinen Betrieb ohne Empfang. Passen Sie sie an, wenn Ihr Fall anders liegt.

• Barbershop. Minimum: 30 bis 60 Minuten. Maximum: 4 bis 6 Wochen. Der Schnitt ist kurz, braucht keine Vorbereitung, und der Kunde entscheidet spontan, also darf das Minimum niedrig sein. Über einen Monat hinaus plant kaum jemand einen Haarschnitt, und was zwei Monate im Voraus gebucht wird, wird vergessen.
• Friseursalon mit Farbe. Minimum: 2 Stunden. Maximum: 8 bis 12 Wochen. Die Farbe wird vorbereitet und die Leistung dauert lange; eine Färbung, die für in einer halben Stunde gebucht wird, wirft den Nachmittag um. Dafür planen Farbkundinnen alle sechs bis acht Wochen, und viele wollen den nächsten Termin beim Gehen festmachen, das Maximum muss also bequem bis zum nächsten Besuch reichen.
• Kosmetikstudio. Minimum: 2 bis 3 Stunden. Maximum: 8 bis 12 Wochen. Behandlungen in Sitzungen (Laser, Gesichtsbehandlungen im Zyklus) werden auf einmal für die nächsten Wochen gebucht. Das Minimum deckt die Vorbereitung der Kabine ab.
• Physiotherapie. Minimum: 3 Stunden, oder bis zum Vortag, wenn Sie die Akte lieber vorher durchsehen. Maximum: 4 bis 6 Wochen. Patienten in Behandlung buchen die Sitzungsserie am Stück, und der Rest kommt mit Schmerzen von dieser Woche, nicht vom nächsten Monat.
• Psychologie. Minimum: 24 Stunden. Maximum: 8 bis 12 Wochen. Ein Erstgespräch, das für in einer Stunde gebucht wird, ist kein Notfall, der sich über die Buchungsseite lösen lässt, und der Therapeut braucht Zeit zur Vorbereitung. Das lange Maximum erlaubt festen Patienten, ihren wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Slot im Voraus zu sichern.

Wenn in Ihrem Betrieb sehr unterschiedliche Leistungen zusammenkommen (ein Schnitt von 20 Minuten und Strähnchen von drei Stunden), gilt die minimale Vorlaufzeit für die ganze Seite: Legen Sie sie mit Blick auf die Leistung fest, die am meisten Vorbereitung braucht. Die Alternative ist, die manuelle Freigabe zu aktivieren und Buchungen mit wenig Vorlauf von Hand anzunehmen.

Stimmen Sie die minimale Vorlaufzeit auf die Stornierungsfrist ab

Es gibt einen Zusammenhang zwischen zwei Regeln, den kaum jemand anschaut und der entscheidet, ob ein abgesagter Slot wieder gefüllt werden kann.

Nehmen wir an, die Stornierungsfrist beträgt 2 Stunden und die minimale Vorlaufzeit 4. Ein Kunde sagt um 15:00 Uhr seinen Termin um 17:00 Uhr ab: Er ist innerhalb der Frist, darf es also. Aber diesen Slot um 17:00 Uhr kann online niemand mehr buchen, weil er weniger als 4 Stunden entfernt ist. Die Warteliste benachrichtigt, der Kunde tippt auf den Link, und es gibt keinen Termin.

Die Regel: minimale Vorlaufzeit gleich oder kürzer als die Stornierungsfrist. So bleibt jeder Slot, der innerhalb der Frist frei wird, online buchbar. Wenn Sie wollen, dass kurzfristig abgesagte Slots wieder vergeben werden, wie in kurzfristige Absagen reduzieren beschrieben, ist das die Bedingung.

Checkliste

Bevor Sie die Einstellung für gut befinden, prüfen Sie diese vier Punkte:

1. Die minimale Vorlaufzeit ist länger als die Zeit, bis Sie eine Buchung sehen, plus die Vorbereitung der Leistung.
2. Die minimale Vorlaufzeit ist nicht länger als die Stornierungsfrist.
3. Die maximale Vorlaufzeit reicht nicht über das Datum hinaus, für das Arbeitszeiten und Urlaub schon eingetragen sind.
4. Wenn das Maximum über einem Monat liegt, ist die automatische Erinnerung aktiviert.

Und lassen Sie es nicht fest stehen. Wenn Sie in den letzten Wochen zwei oder drei Buchungen mit sehr wenig Vorlauf hatten, erhöhen Sie das Minimum um eine halbe Stunde. Wenn niemand weiter als drei Wochen im Voraus bucht, brauchen Sie keinen Kalender, der drei Monate offen ist. Die Buchungsregeln sind dazu da, an Ihre Arbeitsweise angepasst zu werden, nicht umgekehrt.