Geteilte Arbeitszeiten, Urlaub und Feiertage: Ihr Online-Kalender soll nie einen unmöglichen Termin annehmen

Eine Buchung kommt herein: Dienstag, 15:30 Uhr. Sie haben von 14 bis 17 Uhr geschlossen. Oder eine für den 15. August, bei einer Mitarbeiterin, die an dem Tag 400 Kilometer entfernt ist. Jetzt heißt es: den Kunden anrufen, es erklären, eine andere Uhrzeit suchen. Und was bei ihm hängen bleibt, ist, dass man sich auf Ihre Buchungsseite nicht verlassen kann.

Ein Online-Kalender ist nur verlässlich, wenn er weiß, was Sie wissen: wann Sie wirklich geöffnet haben, wer an welchem Tag arbeitet und an welchen Tagen niemand da ist. Das alles wird einmal eingerichtet und dann gepflegt. Hier steht, wie, und welche Fehler wir immer wieder sehen.

Geteilte Arbeitszeiten: zwei Blöcke statt einem langen

Viele Betriebe tragen “9:30 bis 20:00 Uhr” ein, weil das auf dem Schild an der Tür steht. Und der Kalender bietet brav 14:30 Uhr an. Geteilte Arbeitszeiten heißt, dem Kalender zu sagen, dass der Dienstag aus zwei Blöcken besteht, 9:30 bis 14:00 und 16:30 bis 20:00 Uhr, und dass es dazwischen nichts gibt.

Jeder Wochentag hat seine eigenen Blöcke. Der Samstag kann nur den Vormittag haben. Der Montag kann geschlossen sein. In Calendace gibt es die geteilten Arbeitszeiten in den Plänen Standard und Premium; im kostenlosen Plan ist es ein Block pro Tag.

Ein Detail wird gern übersehen: das Zeitraster. Der Kalender bietet Termine alle 15, 30 oder 60 Minuten an, und das Raster sollte zur Dauer Ihrer Leistungen passen. Bei einem Haarschnitt von 30 Minuten und einem Raster von 30 geht alles auf. Bei einer Leistung von 45 Minuten und einem Raster von 30 endet ein Termin um 9:30 Uhr um 10:15, und der nächste angebotene Slot ist 10:30: jedes Mal eine tote Viertelstunde. Die einfache Regel: Wer Leistungen von 45 Minuten hat, nimmt ein Raster von 15.

Eigene Zeiten pro Mitarbeiter

Die Öffnungszeiten des Betriebs sind die Tür. Die Zeiten jedes Mitarbeiters sind sein Stuhl. Wenn Sandra nur vormittags arbeitet und Jonas montags nicht kommt, hat jeder seine eigenen Zeiten, und der Kalender bietet nur die Stunden dessen an, der wirklich da sein wird.

Genau das lässt die Option “der erste freie” funktionieren. Der Kunde ohne Vorliebe bucht, ohne jemanden auszuwählen, und der Kalender ordnet den Termin dem zu, der in dem Moment frei ist, nach den Zeiten jedes Einzelnen. Ohne individuelle Zeiten gibt “der erste freie” Sandra am Ende einen Termin um 18 Uhr.

Der kostenlose Plan erlaubt einen Mitarbeiter, Standard drei, Premium unbegrenzt. Wenn Sie fünf Leute haben und nur drei online buchbar sind, richten Sie diese drei ein, und der Rest läuft weiter von Hand im Kalender. Die Details der Pläne stehen auf der Preisseite.

Urlaub, Feiertage und einzelne Schließtage

Urlaub wird als Datumsbereich eingetragen, für den ganzen Betrieb oder für einen Mitarbeiter. An diesen Tagen bietet der Kalender von dieser Person nichts an, und alles andere läuft normal weiter.

Dasselbe gilt für alles, was kein Urlaub ist, aber genauso ausfällt: der regionale Feiertag, der im Kalender des Handys nicht steht, der Brückentag, der Vormittag mit Schulung, der Nachmittag, an dem der Techniker für die Klimaanlage kommt. Jeder Tag und jede Stunde, an dem jemand nicht arbeitet, ist eine Schließzeit, und sie wird eingetragen, bevor jemand sie buchen kann.

Hier eine konkrete Regel, die fast alle Überraschungen verhindert: Wenn Sie Buchungen bis zu 60 Tage im Voraus annehmen, müssen Schließzeiten mit mehr als 60 Tagen Vorlauf eingetragen sein. In der Praxis heißt das: Die bundesweiten und regionalen Feiertage trägt Calendace selbst ein, wenn die automatischen Feiertage eingeschaltet sind; die lokalen Ihrer Gemeinde tragen Sie ein, sobald sie feststehen. Und wenn Sie den Urlaub des Teams festlegen, tragen Sie ihn ein, bevor Sie es jemandem sagen.

Die häufigsten Fehler

Schließen, ohne zu prüfen, wer schon einen Termin hatte. Sie markieren den 10. bis 20. als Urlaub und vergessen, dass Anna vor drei Wochen für den 12. gebucht hat. Bevor Sie eine Schließzeit eintragen, öffnen Sie den Kalender dieser Tage. Gibt es Termine, müssen sie verschoben oder abgesagt werden, mit Benachrichtigung. Bestehende Termine verschieben sich nicht von selbst.

Den lokalen Feiertag vergessen. Die bundesweiten und die Ihres Bundeslands trägt die Funktion automatische Feiertage selbst ein, die Ihrer Gemeinde aber tragen Sie ein. Das sind die Tage im Jahr, an denen die meisten unmöglichen Buchungen hereinkommen.

Die Sommerzeiten ändern, aber nicht den Kalender. Auf dem Schild an der Tür steht seit Jahren “Juli und August durchgehend bis 15 Uhr”. Der Kalender bietet weiter 17 Uhr an. Jeder Saisonwechsel ist eine Überprüfung der Arbeitszeiten.

Minimale Vorlaufzeit auf null. Ohne minimale Vorlaufzeit kann jemand um 10:05 Uhr für 10:15 buchen, während Sie bei einem anderen Kunden sind und nicht aufs Handy schauen. Eine minimale Vorlaufzeit von ein oder zwei Stunden verhindert die Buchung, die niemand gesehen hat.

Ein Raster, das nicht zu den Leistungen passt. Die tote Viertelstunde von oben, multipliziert mit allen Terminen des Tages.

Wie Sie über eine Terminverschiebung informieren

Wenn Sie einen Termin im Dashboard verschieben, erhält der Kunde automatisch die Benachrichtigung über die Terminänderung mit dem neuen Datum, über die Kanäle, die Sie aktiviert haben: E-Mail, SMS, WhatsApp oder Push-Benachrichtigung aufs Handy. Direkt aus dieser Benachrichtigung heraus kann er absagen, wenn die neue Uhrzeit nicht passt, innerhalb der Stornierungsfrist, die Sie festgelegt haben.

Die Benachrichtigung enthält die Daten; den Zusammenhang liefern Sie. Eine kurze Nachricht vor dem Verschieben verhindert, dass die Änderung wie ein Fehler wirkt:

Hallo Anna, am Donnerstag, den 12., haben wir wegen des Feiertags geschlossen. Ich habe Ihren Termin auf Freitag, den 13., zur gleichen Uhrzeit verlegt. Sie bekommen gleich die Benachrichtigung mit den Details; falls es nicht passt, sagen Sie über den Link ab und wählen eine andere Uhrzeit, oder schreiben Sie mir und ich suche etwas für Sie.

Wenn die Schließzeit Sie zwingt, Termine abzusagen, die an keinem anderen Tag Platz finden, geht die Absage-Benachrichtigung genauso automatisch raus. Und wenn Sie die Warteliste aktiviert haben, können sich diese Kunden für den ersten Termin eintragen, der in der Woche danach frei wird, statt ohne Termin dazustehen.

Checkliste vor einer Schließzeit

• Der Kalender dieser Tage ist geprüft: Kein Termin ist unverschoben oder unabgesagt geblieben.
• Jeder betroffene Kunde hat eine Nachricht von Ihnen, bevor die automatische Benachrichtigung kommt.
• Die Schließzeit ist für den Betrieb oder für den betreffenden Mitarbeiter eingetragen, nicht für beide, wenn es nicht nötig ist.
• Die automatischen Feiertage sind eingeschaltet und die lokalen Ihrer Gemeinde eingetragen.
• Die maximale Vorlaufzeit für Buchungen ist nicht länger als der Vorlauf, mit dem Sie Schließzeiten eintragen.
• Sommer- und Winterzeiten haben einen Prüftermin in Ihrem Kalender.

Das ist eine halbe Stunde im Jahr und fünf Minuten pro Schließzeit. Dafür bietet die Buchungsseite nur Uhrzeiten an, die es wirklich gibt, und der Kunde bekommt keine Anrufe mehr, um rückgängig zu machen, was er gerade gebucht hat. Alles, was sich einstellen lässt, steht auf der Funktionsseite.