Orario spezzato, ferie e festività: perché la tua agenda online non accetti mai un appuntamento impossibile

Arriva una prenotazione per martedì alle tre e mezza. Tu chiudi dalle due alle cinque. Oppure ne arriva una per il 15 agosto, con la professionista che dovrebbe farla a 400 chilometri di distanza. Adesso bisogna chiamare il cliente, spiegarglielo, cercare un altro orario, e la sensazione che si porta via è che la tua pagina di prenotazione non è affidabile.

Un’agenda online è affidabile solo se sa quello che sai tu: quando apri davvero, chi lavora ogni giorno e in quali giorni non c’è nessuno. Tutto questo si imposta una volta e poi si mantiene. Ecco come, e gli errori che vediamo ripetersi.

Orario spezzato: due fasce, non una lunga

Molte attività mettono “dalle 9:30 alle 20:00” perché è quello che dice il cartello sulla porta. E l’agenda, obbediente, offre le 14:30. L’orario spezzato consiste nel dire all’agenda che il martedì sono due fasce, dalle 9:30 alle 14:00 e dalle 16:30 alle 20:00, e che in mezzo non esiste niente.

Ogni giorno della settimana ha le sue fasce. Il sabato può avere solo la mattina. Il lunedì può essere chiuso. In Calendace l’orario spezzato è nei piani Standard e Premium; nel Gratuito, una fascia al giorno.

C’è un dettaglio che si trascura: la griglia. L’agenda offre orari ogni 15, 30 o 60 minuti, e conviene che la griglia si incastri con la durata dei tuoi servizi. Con un taglio da 30 minuti e griglia da 30, torna tutto. Con un servizio da 45 minuti e griglia da 30, un appuntamento alle 9:30 finisce alle 10:15 e il successivo che viene offerto è alle 10:30: un quarto d’ora morto ogni volta. La regola semplice: se hai servizi da 45 minuti, griglia da 15.

Un orario per ogni professionista

L’orario dell’attività è la porta. Quello di ogni professionista è la sua poltrona. Se Marta lavora solo la mattina e Giorgio non viene il lunedì, ognuno ha il suo orario, e l’agenda offre solo le ore di chi ci sarà davvero.

È questo che fa funzionare l’opzione “il primo libero”. Il cliente che non ha preferenze chiede un orario senza scegliere nessuno, e l’agenda lo assegna a chi ha posto in quel momento, secondo l’orario di ciascuno. Senza orari individuali, “il primo libero” finisce per dare a Marta un appuntamento alle sei di sera.

Il piano Gratuito ammette un professionista; lo Standard, tre; il Premium, senza limite. Se siete in cinque e solo tre ricevono prenotazioni online, configura quei tre e gli altri restano in agenda a mano. I dettagli di ogni piano sono nella pagina dei piani.

Ferie, festività e chiusure occasionali

Le ferie si caricano come un intervallo di date, per l’intera attività o per un singolo professionista. In quei giorni l’agenda non offre niente di quella persona, e il resto continua normalmente.

Lo stesso vale per quello che non sono ferie ma chiude comunque: la festa del patrono che non compare nel calendario del telefono, il ponte, la mattina di formazione, il pomeriggio in cui viene il tecnico dell’aria condizionata. Qualsiasi giorno o ora in cui qualcuno non riceve è una chiusura, e va caricata prima che qualcuno possa prenotarla.

Qui c’è una regola concreta che evita quasi tutte le sorprese. Se accetti prenotazioni fino a 60 giorni di anticipo, le chiusure devono essere caricate con più di 60 giorni di margine. In pratica: le festività nazionali e regionali le segna Calendace da solo se i giorni festivi automatici sono attivi; il patrono del tuo comune, caricalo il giorno in cui viene pubblicato. E quando decidi le ferie del team, caricale prima di dirlo a chiunque.

Gli errori che si ripetono di più

Chiudere senza guardare chi aveva già un appuntamento. Segni dal 10 al 20 come ferie e ti dimentichi che Anna ha prenotato per il 12 tre settimane fa. Prima di caricare una chiusura, apri l’agenda di quei giorni. Se ci sono appuntamenti, vanno spostati o cancellati, e va avvisato il cliente. Gli appuntamenti che esistono già non si spostano da soli.

Dimenticare la festività locale. Le nazionali e le regionali le segnano da soli i giorni festivi automatici, ma il patrono del tuo comune lo aggiungi tu. Sono i due giorni all’anno in cui entrano più prenotazioni impossibili.

Cambiare l’orario estivo e non l’agenda. Il cartello sulla porta dice “luglio e agosto, orario continuato” da anni. L’agenda continua a offrire le cinque del pomeriggio. Ogni cambio di stagione è una revisione degli orari.

Preavviso minimo a zero. Senza preavviso minimo, qualcuno può prenotare alle 10:05 per le 10:15, mentre sei con un altro cliente e senza guardare il telefono. Un preavviso minimo di una o due ore evita la prenotazione che nessuno ha visto.

Griglia che non si incastra con i servizi. Il quarto d’ora morto di prima, moltiplicato per tutti gli appuntamenti della giornata.

Come avvisare di un cambio di orario

Quando sposti un appuntamento dal pannello, il cliente riceve l’avviso automatico di cambio di orario con la nuova data, sui canali che hai attivato: email, SMS, WhatsApp o notifica sul telefono. Da quello stesso avviso può cancellare se il nuovo orario non gli va bene, entro il termine di cancellazione che hai fissato.

L’avviso porta i dati; il contesto lo metti tu. Un messaggio breve prima di spostare l’appuntamento evita che il cambio sembri un errore:

Ciao Anna, giovedì 12 siamo chiusi per la festa del patrono. Ti ho spostato l’appuntamento a venerdì 13 alla stessa ora. Ti arriva adesso l’avviso con i dettagli; se non ti va bene, cancella dal link e scegli un altro orario, oppure scrivimi e ti trovo posto.

Se la chiusura ti obbliga a cancellare appuntamenti che non entrano in un altro giorno, l’avviso di cancellazione parte da solo allo stesso modo. E se hai attivato la lista d’attesa, quei clienti possono iscriversi per il primo slot che si libera nella settimana successiva, invece di restare senza data.

Lista di controllo prima di una chiusura

• L’agenda di quei giorni è stata controllata: non resta nessun appuntamento da spostare o cancellare.
• Ogni cliente coinvolto ha ricevuto un tuo messaggio prima dell’avviso automatico.
• La chiusura è caricata per l’attività o per il professionista giusto, non per entrambi se non serve.
• I giorni festivi automatici sono attivi e il patrono del tuo comune è aggiunto.
• Il preavviso massimo di prenotazione non supera il margine con cui carichi le chiusure.
• Gli orari estivi e invernali hanno una data di revisione nel tuo calendario.

È mezz’ora all’anno e cinque minuti per chiusura. In cambio, la pagina di prenotazione offre solo orari che esistono, e il cliente smette di ricevere telefonate per disfare quello che ha appena prenotato. Se vuoi vedere tutto quello che si può configurare, è nella pagina delle funzionalità.