Horario partido, vacaciones y festivos: que tu agenda online nunca acepte una cita imposible

Llega una reserva para el martes a las tres y media. Tú cierras de dos a cinco. O llega una para el 15 de agosto, con la profesional que la atiende a 400 kilómetros. Ahora hay que llamar al cliente, explicárselo, buscar otra hora, y la sensación que se lleva es que tu página de reservas no es de fiar.

Una agenda online solo es fiable si sabe lo que tú sabes: cuándo abres de verdad, quién trabaja cada día y qué días no está nadie. Todo eso se configura una vez y luego se mantiene. Aquí va cómo, y los errores que vemos repetirse.

Horario partido: dos tramos, no uno largo

Muchos negocios ponen “de 9:30 a 20:00” porque es lo que dice el cartel de la puerta. Y la agenda, obediente, ofrece las 14:30. El horario partido consiste en decirle a la agenda que el martes son dos tramos, de 9:30 a 14:00 y de 16:30 a 20:00, y que entre medias no existe nada.

Cada día de la semana lleva sus tramos. El sábado puede tener solo mañana. El lunes puede estar cerrado. En Calendace el horario partido está en los planes Estándar y Premium; en el Gratuito, un tramo por día.

Hay un detalle que se pasa por alto: la rejilla. La agenda ofrece horas cada 15, 30 o 60 minutos, y conviene que la rejilla encaje con la duración de tus servicios. Con un corte de 30 minutos y rejilla de 30, todo cuadra. Con un servicio de 45 minutos y rejilla de 30, una cita a las 9:30 termina a las 10:15 y la siguiente que se ofrece es a las 10:30: un cuarto de hora muerto cada vez. La regla simple: si tienes servicios de 45 minutos, rejilla de 15.

Un horario por profesional

El horario del negocio es la puerta. El de cada profesional es su sillón. Si Marta trabaja solo mañanas y Jorge no viene los lunes, cada uno tiene su horario, y la agenda solo ofrece las horas de quien de verdad estará.

Esto es lo que hace que la opción “el primero libre” funcione. El cliente que no tiene preferencia pide hora sin elegir a nadie, y la agenda la asigna a quien tenga hueco en ese momento, según el horario de cada uno. Sin horarios individuales, “el primero libre” acaba dándole a Marta una cita a las seis de la tarde.

El plan Gratuito admite un profesional; el Estándar, tres; el Premium, sin límite. Si tienes cinco personas y solo tres reservan online, configura las tres y el resto sigue en la agenda a mano. Los detalles de cada plan están en la página de planes.

Vacaciones, festivos y cierres puntuales

Las vacaciones se cargan como un rango de fechas, del negocio entero o de un profesional. Durante esos días la agenda no ofrece nada de esa persona, y el resto sigue con normalidad.

Lo mismo sirve para lo que no son vacaciones pero cierra igual: el festivo local que no sale en el calendario del móvil, el puente, la mañana de formación, la tarde en que viene el técnico del aire acondicionado. Cualquier día u horas en que alguien no atiende es un cierre, y va cargado antes de que nadie pueda reservarlo.

Aquí hay una regla concreta que evita casi todos los sustos. Si aceptas reservas con hasta 60 días de antelación, los cierres tienen que estar cargados con más de 60 días de margen. En la práctica: los festivos nacionales y regionales los marca Calendace solo si tienes activados los festivos automáticos; los de tu municipio, cárgalos el día que se publiquen. Y cuando decidas las vacaciones del equipo, cárgalas antes de decírselo a nadie.

Los errores que más se repiten

Cerrar sin mirar quién ya tenía cita. Marcas del 10 al 20 como vacaciones y te olvidas de que Ana reservó el 12 hace tres semanas. Antes de cargar un cierre, abre la agenda de esos días. Si hay citas, hay que moverlas o cancelarlas, y avisar. Las citas que ya existen no se mueven solas.

Olvidar el festivo local. Los nacionales y los de la comunidad los marcan solos los festivos automáticos, pero los de tu municipio los añades tú. Son los dos días al año en que más reservas imposibles entran.

Cambiar el horario de verano y no la agenda. El cartel de la puerta dice “julio y agosto, jornada intensiva” desde hace años. La agenda sigue ofreciendo las cinco de la tarde. Cada cambio de temporada es una revisión de horarios.

Antelación mínima a cero. Sin antelación mínima, alguien puede reservar a las 10:05 para las 10:15, mientras estás con otro cliente y sin mirar el móvil. Una antelación mínima de una o dos horas evita la reserva que nadie ha visto.

Rejilla que no encaja con los servicios. El cuarto de hora muerto de antes, multiplicado por todas las citas del día.

Cómo avisar de un cambio de hora

Cuando mueves una cita desde el panel, el cliente recibe el aviso automático de cambio de hora con la nueva fecha, por los canales que tengas activados: email, SMS, WhatsApp o notificación en el móvil. Desde ese mismo aviso puede cancelar si la nueva hora no le viene bien, dentro del plazo de cancelación que hayas fijado.

El aviso lleva los datos; el contexto lo pones tú. Un mensaje corto antes de mover la cita evita que el cambio parezca un error:

Hola, Ana. El jueves 12 cerramos por el festivo local. Te he pasado la cita al viernes 13 a la misma hora. Te llega ahora el aviso con los detalles; si no te viene bien, cancela desde el enlace y elige otra hora, o escríbeme y te busco hueco.

Si el cierre te obliga a cancelar citas que no caben en otro día, el aviso de cancelación sale igual de solo. Y si tienes activada la lista de espera, esos clientes pueden apuntarse para el primer hueco que se libere en la semana siguiente, en vez de quedarse sin fecha.

Lista de comprobación antes de un cierre

• La agenda de esos días está revisada: no queda ninguna cita sin mover o cancelar.
• Cada cliente afectado tiene mensaje tuyo antes del aviso automático.
• El cierre está cargado para el negocio o para el profesional que corresponde, no para los dos si no toca.
• Los festivos automáticos están activados y los de tu municipio, añadidos.
• La antelación máxima de reserva no supera el margen con el que cargas los cierres.
• Los horarios de verano e invierno tienen fecha de revisión en tu calendario.

Es media hora al año y cinco minutos por cierre. A cambio, la página de reservas ofrece solo horas que existen, y el cliente deja de recibir llamadas para deshacer lo que acaba de reservar. Si quieres ver todo lo que se puede configurar, está en la página de funciones.