Horário partido, férias e feriados: para que a sua agenda online nunca aceite uma marcação impossível

Chega uma marcação para terça-feira às três e meia. Você fecha das duas às cinco. Ou chega uma para o dia 15 de agosto, com a profissional que a atende a 400 quilómetros. Agora é preciso ligar ao cliente, explicar, procurar outra hora, e a sensação com que ele fica é que a sua página de marcações não é de confiança.

Uma agenda online só é fiável se souber o que você sabe: quando abre de verdade, quem trabalha em cada dia e em que dias não está ninguém. Tudo isso se configura uma vez e depois mantém-se. Aqui fica como, e os erros que vemos repetirem-se.

Horário partido: dois períodos, não um longo

Muitos negócios põem “das 9:30 às 20:00” porque é o que diz o cartaz da porta. E a agenda, obediente, oferece as 14:30. O horário partido consiste em dizer à agenda que a terça-feira tem dois períodos, das 9:30 às 14:00 e das 16:30 às 20:00, e que entre um e outro não existe nada.

Cada dia da semana tem os seus períodos. O sábado pode ter só a manhã. A segunda-feira pode estar fechada. No Calendace, o horário partido está nos planos Standard e Premium; no Gratuito, um período por dia.

Há um pormenor que passa despercebido: a grelha. A agenda oferece horas de 15 em 15, de 30 em 30 ou de 60 em 60 minutos, e convém que a grelha encaixe na duração dos seus serviços. Com um corte de 30 minutos e grelha de 30, tudo bate certo. Com um serviço de 45 minutos e grelha de 30, uma marcação às 9:30 termina às 10:15 e a seguinte que se oferece é às 10:30: um quarto de hora perdido de cada vez. A regra simples: se tem serviços de 45 minutos, grelha de 15.

Um horário por profissional

O horário do negócio é a porta. O de cada profissional é a sua cadeira. Se a Marta só trabalha de manhã e o Jorge não vem às segundas, cada um tem o seu horário, e a agenda só oferece as horas de quem vai mesmo estar.

É isto que faz com que a opção “o primeiro livre” funcione. O cliente que não tem preferência pede hora sem escolher ninguém, e a agenda atribui-a a quem tiver vaga nesse momento, segundo o horário de cada um. Sem horários individuais, “o primeiro livre” acaba por dar à Marta uma marcação às seis da tarde.

O plano Gratuito admite um profissional; o Standard, três; o Premium, sem limite. Se tem cinco pessoas e só três recebem marcações online, configure essas três e as restantes continuam na agenda à mão. Os detalhes de cada plano estão na página de planos.

Férias, feriados e fechos pontuais

As férias carregam-se como um intervalo de datas, do negócio inteiro ou de um profissional. Durante esses dias a agenda não oferece nada dessa pessoa, e o resto continua com normalidade.

O mesmo serve para o que não são férias mas fecha na mesma: o feriado municipal que não aparece no calendário do telemóvel, a ponte, a manhã de formação, a tarde em que vem o técnico do ar condicionado. Qualquer dia ou horas em que alguém não atende é um fecho, e fica carregado antes de alguém o poder marcar.

Aqui há uma regra concreta que evita quase todos os sustos. Se aceita marcações com até 60 dias de antecedência, os fechos têm de estar carregados com mais de 60 dias de margem. Na prática: os feriados nacionais e regionais marca-os o Calendace sozinho se tiver os feriados automáticos ativos; o do seu município, carregue-o no dia em que for publicado. E quando decidir as férias da equipa, carregue-as antes de as dizer a alguém.

Os erros que mais se repetem

Fechar sem ver quem já tinha marcação. Marca de 10 a 20 como férias e esquece-se de que a Ana marcou para dia 12 há três semanas. Antes de carregar um fecho, abra a agenda desses dias. Se há marcações, é preciso movê-las ou cancelá-las, e avisar. As marcações que já existem não se movem sozinhas.

Esquecer o feriado local. Os nacionais e os regionais marcam-nos sozinhos os feriados automáticos, mas o do seu município adiciona-o você. São os dias do ano em que mais marcações impossíveis entram.

Mudar o horário de verão e não a agenda. O cartaz da porta diz “julho e agosto, horário contínuo” há anos. A agenda continua a oferecer as cinco da tarde. Cada mudança de estação é uma revisão de horários.

Antecedência mínima a zero. Sem antecedência mínima, alguém pode marcar às 10:05 para as 10:15, enquanto você está com outro cliente e sem olhar para o telemóvel. Uma antecedência mínima de uma ou duas horas evita a marcação que ninguém viu.

Grelha que não encaixa nos serviços. O quarto de hora perdido de há pouco, multiplicado por todas as marcações do dia.

Como avisar de uma mudança de hora

Quando move uma marcação a partir do painel, o cliente recebe o aviso automático de mudança de hora com a nova data, pelos canais que tiver ativados: email, SMS, WhatsApp ou notificação no telemóvel. A partir desse mesmo aviso pode cancelar se a nova hora não lhe convier, dentro do prazo de cancelamento que tiver definido.

O aviso leva os dados; o contexto é você que o dá. Uma mensagem curta antes de mover a marcação evita que a mudança pareça um erro:

Olá, Ana. Na quinta-feira, dia 12, fechamos por ser feriado municipal. Passei a sua marcação para sexta-feira, dia 13, à mesma hora. Vai receber agora o aviso com os detalhes; se não lhe der jeito, cancele a partir do link e escolha outra hora, ou escreva-me e arranjo-lhe vaga.

Se o fecho o obrigar a cancelar marcações que não cabem noutro dia, o aviso de cancelamento sai igualmente sozinho. E se tiver a lista de espera ativada, esses clientes podem inscrever-se para a primeira vaga que se libertar na semana seguinte, em vez de ficarem sem data.

Lista de verificação antes de um fecho

• A agenda desses dias está revista: não fica nenhuma marcação por mover ou cancelar.
• Cada cliente afetado recebeu uma mensagem sua antes do aviso automático.
• O fecho está carregado para o negócio ou para o profissional certo, não para os dois se não for caso disso.
• Os feriados automáticos estão ativos e o do seu município, adicionado.
• A antecedência máxima de marcação não ultrapassa a margem com que carrega os fechos.
• Os horários de verão e de inverno têm data de revisão no seu calendário.

É meia hora por ano e cinco minutos por fecho. Em troca, a página de marcações só oferece horas que existem, e o cliente deixa de receber chamadas para desfazer o que acabou de marcar. Se quiser ver tudo o que se pode configurar, está na página de funcionalidades.