Comment choisir un logiciel de réservation pour un petit salon : dix questions avant de signer

Changer de logiciel de réservation est une corvée. Il faut transférer les clients, former l’équipe, prévenir que le lien a changé et supporter deux semaines de « ça ne me laisse pas réserver ». C’est pourquoi la décision mérite d’être prise une fois et bien, et c’est pourquoi la plupart des salons la prennent mal : ils essaient le premier qu’on leur montre, ça marche plus ou moins, et ils en restent là.

Voici les dix questions que nous poserions à n’importe quel logiciel avant d’y mettre nos clients, avec la réponse de Calendace sous chacune, y compris celles qui ne tournent pas à son avantage. Si vous comparez, posez les mêmes dix à l’autre option et mettez les réponses côte à côte.

1. À qui appartient le client ?

C’est la question que presque personne ne pose et celle qui compte le plus. Sur une marketplace de réservation, le client qui réserve chez vous est un client de la plateforme : c’est elle qui a sa fiche, elle qui lui envoie des offres et elle qui lui montre le salon d’à côté quand il cherche un créneau. Vous, vous fournissez le fauteuil.

Calendace : le client est à vous. Il réserve sur votre page, avec votre nom et votre lien, et sa fiche est dans votre compte. Calendace n’est pas une marketplace et ne montre votre client à personne d’autre. Ce qui veut dire aussi qu’il ne vous amène pas de nouveaux clients : ils vous trouvent par Google, par Instagram ou par le QR code du comptoir. Si vous cherchez qu’on vous envoie de la clientèle, ce n’est pas l’outil qu’il vous faut.

2. Commission ou abonnement ?

25 % ou 30 % de la première visite de chaque nouveau client, ça paraît peu jusqu’à ce qu’on multiplie. Disons qu’un salon capte douze nouveaux clients par mois avec une prestation moyenne de 30 € : ce sont 360 € de premières visites, et avec 30 % de commission, 108 € par mois qui s’en vont. Plus que l’abonnement de presque n’importe quel logiciel.

Calendace : abonnement fixe et sans commission, ni par rendez-vous ni par client. Le plan Standard est à 12,99 € par mois (9,99 € en payant à l’année) et le Premium à 34,99 € (29,99 € à l’année), hors TVA. Sur la page consacrée aux commissions, les calculs sont faits face à Booksy et Treatwell.

3. Y a-t-il un engagement ?

Si le logiciel est bon, il n’a pas besoin de vous attacher. S’il vous attache, demandez-vous pourquoi.

Calendace : sans engagement. Vous résiliez quand vous voulez et, si c’est en milieu de mois, le mois est déjà payé, point. Pour comparer : Treatwell exige douze mois ; Booksy non.

4. Quels messages envoie-t-il et par quels canaux ?

« Il envoie des rappels » ne suffit pas. Il faut savoir lesquels, quand et par où, parce que c’est là que se joue la différence entre 10 % d’absences et 4 %.

Calendace : sept messages automatiques : réservation en attente, confirmée, refusée, annulée, changement d’horaire, rappel avant le rendez-vous (avec le délai que vous choisissez) et demande d’avis Google à la fin. Quatre canaux : e-mail (gratuit dans tous les plans), SMS et WhatsApp (plans payants, avec des packs de crédits) et notification de l’application installée (gratuite et illimitée). Vous choisissez canal par canal et message par message. Nous expliquons quand utiliser chaque canal dans un autre article.

5. Le client peut-il annuler seul ?

Si pour annuler il faut appeler, les gens n’annulent pas : ils ne viennent pas. Et une annulation à temps est un créneau qui peut se revendre ; une absence, non.

Calendace : le client annule ou modifie depuis le lien du message lui-même, sans compte ni mot de passe, dans le délai que vous fixez (24 heures, 48, ce que vous voulez). En dehors de ce délai, il doit vous en parler. Dans sa fiche, vous voyez combien de fois il n’est pas venu, et vous pouvez bloquer celui qui abuse.

6. Y a-t-il une liste d’attente ?

C’est la différence entre « je n’ai pas de place, désolé » et « je n’ai pas de place, je vous préviens si ça se libère ». Pour un salon plein, c’est la fonction qui récupère le plus d’argent.

Calendace : oui, en Standard et Premium. Le client s’inscrit depuis votre page quand il n’y a pas de place (prestation, jour, matin ou après-midi, professionnel s’il le souhaite). Quand un créneau se libère, les trois premiers par ancienneté sont prévenus ; si en 30 minutes personne ne réserve, les trois suivants. Celui qui obtient un rendez-vous sort de la liste. Nous racontons comment ça marche et combien ça récupère avec des chiffres.

7. Pouvez-vous exporter vos données ?

Un jour vous voudrez partir, ou faire une copie, ou envoyer des vœux de fin d’année depuis un autre outil. Si vos clients ne sortent pas du logiciel, ce ne sont pas vos clients.

Calendace : l’export des clients est dans le plan Premium. En Standard, vous avez l’historique et les notes de chaque client dans le compte, mais pas le téléchargement en bloc. C’est une des réponses qui n’est pas un oui franc, et nous préférons le dire.

8. En quelles langues est la page de réservation ?

Dans une ville touristique ou avec une clientèle de plusieurs pays, une page dans une seule langue laisse des réservations de côté.

Calendace : la page de réservation existe en six langues et détecte celle du visiteur. Vous configurez les prestations une fois et le client réserve dans la sienne.

9. Que se passe-t-il si l’équipe grandit ?

Un logiciel qui va bien pour une personne peut devenir cher ou pénible à quatre. Mieux vaut regarder le prix du deuxième et du troisième professionnel avant de les embaucher.

Calendace : le plan Gratuit est pour un professionnel et une prestation. Le Standard va jusqu’à trois professionnels et cinq prestations, avec 600 réservations par mois. Le Premium n’a pas de limites. Il n’y a pas de supplément par employé : passer d’un à trois professionnels ne change pas le prix du plan. Booksy, pour comparer, facture 8 € par mois pour chaque employé supplémentaire.

10. Peut-on essayer sans carte bancaire ?

Si pour voir comment ça marche il faut donner sa carte, l’« essai gratuit » est un abonnement avec un avertissement qu’il va commencer à prélever.

Calendace : le plan Gratuit ne demande pas de carte et n’expire pas : 20 réservations par mois, 50 clients, page de réservation et messages par e-mail. À la création du compte, vous avez en plus 30 jours de Premium complet, sans carte non plus, pour tester WhatsApp, SMS, liste d’attente et statistiques avec votre vrai agenda. Si à la fin vous ne voulez pas payer, vous redescendez au Gratuit et vous continuez.

Ce que Calendace ne fait pas

Pour que la liste soit honnête, trois choses que vous ne trouverez pas :

• Les paiements en ligne. Calendace n’encaisse pas pour vous, ne gère ni acomptes, ni paiements par carte, ni forfaits. Si vous devez encaisser des arrhes pour réserver, il vous faut un autre outil ou encaisser par vos propres moyens.
• Les nouveaux clients. Nous l’avons dit à la première question : personne ne vous trouvera en cherchant « coiffeur près de moi » dans Calendace. On vous trouve dehors et on réserve dedans.
• Les cabines ou ressources autres que les personnes. L’agenda est par professionnel ; si votre contrainte, ce sont les salles, ça se règle avec les horaires et les prestations attribuées, comme nous l’expliquons dans l’article sur les cabines.

Comment utiliser cette liste

Mettez-la sur une feuille avec une colonne par logiciel et remplissez-la. Il n’est pas nécessaire que tout soit un oui : il faut que les non portent sur des choses qui ne vous importent pas. Un salon à deux fauteuils sans touristes peut vivre sans six langues ; celui qui doit encaisser des arrhes ne peut pas vivre sans paiement en ligne, et pour lui Calendace n’est pas la réponse. Pour les autres, les plans et ce que chacun comprend tiennent sur une seule page, sans petits caractères.