Cómo elegir el software de reservas para un salón pequeño: diez preguntas antes de firmar

Cambiar de programa de reservas es un fastidio. Hay que pasar los clientes, enseñar al equipo, avisar de que el enlace es otro y aguantar dos semanas de “no me deja reservar”. Por eso la decisión conviene tomarla una vez y bien, y por eso la mayoría de los salones la toman mal: prueban el primero que les enseñan, funciona más o menos, y ahí se quedan.

Estas son las diez preguntas que haríamos a cualquier programa antes de meter en él a nuestros clientes, con la respuesta de Calendace debajo de cada una, incluidas las que no salen bien. Si estás comparando, haz las mismas diez a la otra opción y pon las respuestas al lado.

1. ¿De quién es el cliente?

Es la pregunta que casi nadie hace y la que más importa. En un marketplace de reservas, el cliente que reserva contigo es cliente de la plataforma: ella tiene su ficha, ella le manda ofertas y ella le enseña el salón de al lado cuando busca hueco. Tú pones el sillón.

Calendace: el cliente es tuyo. Reserva en tu página, con tu nombre y tu enlace, y su ficha está en tu cuenta. Calendace no es un marketplace y no le enseña a tu cliente a nadie más. Lo que también significa que no te trae clientes nuevos: te encuentran por Google, por Instagram o por el QR del mostrador. Si buscas que te manden clientela, esta no es la herramienta.

2. ¿Comisión o cuota?

Un 25 % o un 30 % de la primera visita de cada cliente nuevo suena a poco hasta que lo multiplicas. Pongamos que un salón capta doce clientes nuevos al mes con un servicio medio de 30 €: son 360 € de primeras visitas, y con un 30 % de comisión, 108 € al mes que se van. Más que la cuota de casi cualquier programa.

Calendace: cuota fija y sin comisión, ni por cita ni por cliente. El plan Estándar son 12,99 € al mes (9,99 € pagando al año) y el Premium 34,99 € (29,99 € al año), IVA aparte. En la página sobre comisiones están las cuentas hechas frente a Booksy y Treatwell.

3. ¿Hay permanencia?

Si el programa es bueno, no necesita atarte. Si te ata, pregúntate por qué.

Calendace: sin permanencia. Te das de baja cuando quieras y, si es a mitad de mes, el mes ya lo tienes pagado y punto. Para comparar: Treatwell exige doce meses; Booksy no.

4. ¿Qué avisos manda y por qué canales?

No basta con “manda recordatorios”. Hay que saber cuáles, cuándo y por dónde, porque ahí está la diferencia entre un 10 % de faltas y un 4 %.

Calendace: siete avisos automáticos: reserva pendiente, confirmada, rechazada, cancelada, cambio de hora, recordatorio antes de la cita (con la antelación que elijas) y petición de reseña de Google al terminar. Cuatro canales: email (gratis en todos los planes), SMS y WhatsApp (planes de pago, con packs de créditos) y notificación de la app instalada (gratis e ilimitada). Eliges canal por canal y aviso por aviso. Explicamos cuándo usar cada canal en otro artículo.

5. ¿El cliente puede cancelar solo?

Si para cancelar hay que llamar, la gente no cancela: no aparece. Y una cancelación a tiempo es un hueco que se puede volver a vender; una falta, no.

Calendace: el cliente cancela o cambia desde el enlace del propio aviso, sin cuenta ni contraseña, dentro del plazo que fijes tú (24 horas, 48, lo que quieras). Fuera de ese plazo tiene que hablar contigo. En su ficha ves cuántas veces no ha aparecido, y puedes bloquear a quien abuse.

6. ¿Hay lista de espera?

Es la diferencia entre “no tengo hueco, lo siento” y “no tengo hueco, te aviso si se libera”. Para un salón lleno, es la función que más dinero recupera.

Calendace: sí, en Estándar y Premium. El cliente se apunta desde tu página cuando no hay hueco (servicio, día, mañana o tarde, profesional si quiere). Al liberarse un hueco se avisa a los tres primeros por antigüedad; si en 30 minutos nadie reserva, a los tres siguientes. Quien consigue cita sale de la lista. Contamos cómo funciona y cuánto recupera con números.

7. ¿Puedes exportar tus datos?

Un día querrás irte, o hacer una copia, o mandar una felicitación de Navidad desde otro sitio. Si tus clientes no salen del programa, no son tus clientes.

Calendace: la exportación de clientes está en el plan Premium. En Estándar tienes el historial y las notas de cada cliente dentro de la cuenta, pero no la descarga en bloque. Es una de las respuestas que no es un sí rotundo, y preferimos decirla.

8. ¿En qué idiomas está la página de reservas?

En una ciudad con turismo o con clientela de varios países, una página solo en castellano deja reservas fuera.

Calendace: la página de reservas está en seis idiomas y detecta el del visitante. Tú configuras los servicios una vez y el cliente reserva en el suyo.

9. ¿Qué pasa si crece el equipo?

Un programa que va bien con una persona puede volverse caro o incómodo con cuatro. Conviene mirar el precio del segundo y tercer profesional antes de contratarlos.

Calendace: el plan Gratuito es para un profesional y un servicio. El Estándar llega a tres profesionales y cinco servicios, con 600 reservas al mes. El Premium no tiene límites. No hay cuota por empleado adicional: pasar de uno a tres profesionales no cambia el precio del plan. Booksy, para comparar, cobra 8 € al mes por cada empleado adicional.

10. ¿Se puede probar sin tarjeta?

Si para ver cómo funciona hay que dar la tarjeta, la “prueba gratuita” es una suscripción con un aviso de que empieza a cobrar.

Calendace: el plan Gratuito no pide tarjeta y no caduca: 20 reservas al mes, 50 clientes, página de reservas y avisos por email. Al crear la cuenta tienes además 30 días de Premium completo, también sin tarjeta, para probar WhatsApp, SMS, lista de espera y estadísticas con tu agenda real. Si al terminar no quieres pagar, bajas al Gratuito y sigues.

Lo que Calendace no hace

Para que la lista sea honesta, tres cosas que no vas a encontrar:

• Cobros online. Calendace no cobra por ti, ni gestiona depósitos, ni pagos con tarjeta, ni bonos. Si necesitas cobrar una señal para reservar, necesitas otra herramienta o cobrar por tu cuenta.
• Clientes nuevos. Ya lo dijimos en la primera pregunta: nadie te va a encontrar buscando “peluquería cerca” dentro de Calendace. Te encuentran fuera y reservan dentro.
• Cabinas o recursos aparte de las personas. La agenda es por profesional; si tu limitación son las salas, se resuelve con horarios y servicios asignados, como explicamos en el artículo sobre cabinas.

Cómo usar esta lista

Ponlas en una hoja con una columna por programa y rellénala. No hace falta que todas sean un sí: hace falta que los noes sean en cosas que no te importan. Un salón de dos sillones sin turistas puede vivir sin seis idiomas; uno que necesita cobrar señales no puede vivir sin cobros online, y para él Calendace no es la respuesta. Para el resto, los planes y lo que incluye cada uno están en una sola página, sin letra pequeña.