Fünf Zahlen, die Ihr Salon jede Woche prüfen sollte (und was Sie damit tun)

Der Kalender ist voll, die Kasse stimmt mehr oder weniger, und der Monat endet, wie er endet. So sieht die Buchhaltung der meisten kleinen Salons aus, und sie funktioniert, bis ein Monat schlechter endet und Sie nicht wissen, warum. Kamen weniger Kunden? Kamen dieselben und gaben weniger aus? Sind mehr nicht erschienen? Oder blieb jeder zweite Dienstag halb leer?

Ohne Zahlen wissen Sie es nicht. Und es braucht nicht viele. Fünf, einmal pro Woche, am Montagmorgen beim Kaffee, reichen, um fast jedes Problem einen Monat im Voraus zu sehen.

1. Wahrgenommene Termine

Wie viele Termine es letzte Woche gab, abzüglich der Nichterschienenen und der Stornierungen. Nicht die gebuchten, sondern die, die stattgefunden haben.

So lesen Sie die Zahl. Für sich allein sagt sie nichts; der Vergleich schon. Notieren Sie sie jede Woche und betrachten Sie vier Wochen am Stück. Sagen wir 92, 95, 88, 90: stabil. 92, 85, 80, 74: Da passiert etwas, und Sie sehen es drei Wochen, bevor es in der Monatskasse auffällt.

Was Sie entscheiden. Sinkt die Zahl und es liegt nicht an der Saison, schauen Sie sich die anderen vier Zahlen an, bevor Sie etwas ändern. Fast immer erklärt eine davon den Grund.

2. Umsatz pro Termin

Der Wochenumsatz geteilt durch die wahrgenommenen Termine. Diese Zahl trennt “es kommen weniger” von “es kommen gleich viele, aber sie geben weniger aus”.

So lesen Sie die Zahl. Bei 90 Terminen und 2.250 € sind es 25 € pro Termin. Sind es in der Woche darauf 90 Termine und 2.070 €, dann 23 €. Die Termine haben sich nicht verändert; verändert hat sich, welche Leistungen gebucht werden. Weniger Farbe, mehr einfacher Schnitt. Weniger Behandlung, mehr einfache Maniküre.

Was Sie entscheiden. Hier sitzt der günstigste Hebel des Salons. Nicht die Preise erhöhen, sondern beim Bezahlen die ergänzende Leistung anbieten. Wenn jede fünfte Person, die zum Schneiden kommt, eine Pflege für 10 € dazunimmt, sind das bei 90 Terminen 180 € mehr pro Woche, ohne einen einzigen neuen Kunden.

3. Ausfälle

Gebuchte Termine, zu denen der Kunde weder erschienen ist noch abgesagt hat. Als Zahl und als Prozentsatz der Buchungen.

So lesen Sie die Zahl. Ein Salon mit Erinnerung am Vortag liegt meist unter 5 %. Liegen Sie bei 10 % oder mehr, sind nicht die Kunden das Problem: Die Erinnerung kommt nicht an, kommt zu spät oder es gibt sie nicht. Welchen Kanal Sie nehmen sollten, behandeln wir in WhatsApp oder SMS für Terminerinnerungen.

Schauen Sie auch, wer fehlt. Sind es jede Woche andere Leute, ist es ein Erinnerungsproblem. Sind es immer dieselben drei, ist es ein Problem dieser drei. In Calendace zählt die Kundenkartei, wie oft jemand nicht erschienen ist, dieser Teil muss also nicht im Kopf bleiben.

Was Sie entscheiden. Erinnerung aktivieren, falls noch nicht geschehen. Klare, sichtbare Stornierungsfrist. Und bei drei Ausfällen ein Anruf, und wenn es so weitergeht, die Sperre. Diesen Kunden zu verlieren ist billiger, als jeden Monat seinen Termin zu verlieren.

4. Leere Stunden

Stunden im Kalender, die offen waren und in denen niemand kam. Gezählt pro Mitarbeiter und pro Zeitfenster: Montag 10 bis 12, Dienstag 16 bis 18.

So lesen Sie die Zahl. Diese Zahl hat eine Form. Sie ist fast nie gleichmäßig verteilt, sondern ballt sich in zwei oder drei Zeitfenstern, die sich jede Woche wiederholen. Wenn Sie die leeren Stunden zusammenzählen und mit dem Umsatz einer belegten Stunde multiplizieren, haben Sie die Kosten. Sagen wir 12 leere Stunden zu 30 € die Stunde: 360 € pro Woche, in denen der Salon offen war und niemand kam.

Was Sie entscheiden. Zwei Optionen, und keine davon heißt Preis senken. Erstens: das Zeitfenster füllen, indem Sie Stammkunden dorthin verschieben. Das ist leichter, als es klingt, und wir erklären es in wie ein Barbershop schwache Tage füllt. Zweitens: Ist ein Zeitfenster seit zwei Monaten leer, egal was Sie tun, schließen Sie es und sparen die Arbeitsstunde. Gut gesetzte geteilte Arbeitszeiten sind mehr wert als ein Vormittag, der für niemanden offen ist.

5. Wiederkehrende Kunden

Wie viele der Termine der Woche von jemandem stammten, der schon einmal da war. In Prozent.

So lesen Sie die Zahl. Es ist die langsamste und die wichtigste Zahl. Ein etablierter Salon lebt von der Wiederkehr: Wenn 70 bis 80 % der Termine von wiederkehrenden Kunden stammen, hat das Geschäft ein Fundament. Fällt der Wert unter 50 %, hängen Sie davon ab, dass jede Woche neue Leute hereinkommen, und das ist teuer und ermüdend.

Achten Sie auch auf den Rhythmus. Ein Schnittkunde kommt alle vier Wochen; ein Farbkunde alle sechs bis acht. Wenn die, die alle vier Wochen kamen, nur noch alle sechs kommen, sinken die wahrgenommenen Termine, obwohl Sie niemanden verloren haben.

Was Sie entscheiden. Der direkteste Weg zu mehr Wiederkehr ist, den nächsten Termin zu vergeben, bevor der Kunde zur Tür hinaus ist. “Soll ich Sie gleich für in vier Wochen eintragen?” Damit ist außerdem der Slot im kommenden Monat schon belegt. Wenn er es lieber selbst macht, dann über Ihre Seite, über den Link in der Erinnerung oder aus seinem Kundenbereich.

Woher die Zahlen kommen

Alle fünf kommen aus dem Kalender, und mit einem Notizbuch und fünfzehn Minuten am Montag lassen sie sich von Hand berechnen: Termine, Umsatz, Ausfälle, leere Stunden, Wiederkehrer. So hat es jeder Salon vor zwanzig Jahren gemacht, und es gilt noch immer.

Wenn Sie Calendace nutzen, stehen Termine und Umsätze pro Tag, Woche, Monat oder Jahr in den Statistiken, die zum Premium-Plan gehören. Die Ausfälle jedes Kunden stehen in seiner Kartei in den Plänen Standard und Premium. Sie brauchen Premium nicht, um das hier zu tun; Sie müssen es jede Woche tun. Die Pläne finden Sie auf der Preisseite.

Das Blatt für jeden Montag

Eine Vorlage, die in eine Notiz auf dem Handy passt:

• Wahrgenommene Termine: ___ (Vorwoche: ___)
• Umsatz pro Termin: ___ €
• Ausfälle: ___ (___ %)
• Leere Stunden: ___ (Zeitfenster: ___)
• Termine wiederkehrender Kunden: ___ %

Fünf Zeilen, vier Wochen am Stück, und Sie wissen mehr über Ihren Salon, als Sie heute durch den Blick in die Kasse wissen. Die Entscheidung der Woche ist meist eine einzige: Die Zahl, die sich am meisten bewegt hat, ist dran.