Cinque numeri che il tuo salone dovrebbe guardare ogni settimana (e cosa fare con ciascuno)

Hai l’agenda piena, la cassa torna più o meno e il mese finisce come finisce. Questa è la contabilità della maggior parte dei piccoli saloni, e funziona finché un mese finisce peggio e non sai perché. Sono venuti meno clienti? Sono venuti gli stessi e hanno speso meno? Hanno saltato di più? O un martedì su due è rimasto mezzo vuoto?

Senza numeri non lo sai. E non ne servono molti. Cinque, una volta a settimana, il lunedì mattina con il caffè, bastano per vedere quasi qualsiasi problema con un mese di anticipo.

1. Appuntamenti effettuati

Quanti appuntamenti ci sono stati la settimana scorsa, tolti quelli in cui il cliente non si è presentato e quelli cancellati. Non quelli prenotati: quelli fatti.

Come leggerlo. Il numero da solo non dice niente; il confronto sì. Segnalo ogni settimana e guarda quattro settimane di fila. Mettiamo 92, 95, 88, 90: stabile. 92, 85, 80, 74: sta succedendo qualcosa, e lo stai vedendo tre settimane prima che si noti nella cassa del mese.

Cosa decidere. Se scende e non è questione di stagione, guarda gli altri quattro numeri prima di toccare qualsiasi cosa. Quasi sempre uno di loro ti dice il perché.

2. Incasso per appuntamento

L’incasso della settimana diviso per gli appuntamenti effettuati. È il numero che separa “vengono meno” da “vengono uguale ma spendono meno”.

Come leggerlo. Se hai 90 appuntamenti e 2.250 €, sono 25 € per appuntamento. Se la settimana dopo sono 90 appuntamenti e 2.070 €, 23 €. Gli appuntamenti non sono cambiati; è cambiato quali servizi si prenotano. Meno colore, più taglio semplice. Meno trattamenti, più manicure base.

Cosa decidere. Qui c’è la leva più economica del salone. Non è alzare i prezzi: è proporre il servizio complementare alla cassa. Se una persona su cinque che viene a tagliarsi aggiunge un trattamento da 10 €, su 90 appuntamenti sono 180 € in più a settimana senza un solo cliente nuovo.

3. Assenze

Appuntamenti prenotati a cui il cliente non è venuto e non ha avvisato. In numero e in percentuale sui prenotati.

Come leggerlo. Un salone con il promemoria il giorno prima di solito sta sotto il 5 %. Se sei al 10 % o più, il problema non sono i clienti: è che il promemoria non arriva, arriva tardi o non ce l’hai. Quale canale usare lo trattiamo in WhatsApp o SMS per i promemoria degli appuntamenti.

Guarda anche chi manca. Se le assenze sono di persone diverse ogni settimana, è un problema di promemoria. Se sono sempre le stesse tre persone, è un problema di quelle tre persone. In Calendace la scheda di ogni cliente conta quante volte non si è presentato, quindi questa parte non c’è bisogno di tenerla a memoria.

Cosa decidere. Promemoria attivo, se non lo è. Termine di cancellazione chiaro e visibile. E per chi accumula tre assenze, una telefonata, e se continua, il blocco. Costa meno perdere quel cliente che perdere il suo slot ogni mese.

4. Ore vuote

Ore dell’agenda che erano aperte e in cui non c’è stato nessuno. Si contano per professionista e per fascia: lunedì dalle 10 alle 12, martedì dalle 16 alle 18.

Come leggerlo. Questo numero ha una forma. Non è quasi mai distribuito: si concentra in due o tre fasce che si ripetono ogni settimana. Se sommi le ore vuote e le moltiplichi per quello che incassa un’ora occupata, hai il costo. Mettiamo 12 ore vuote a 30 € l’ora: 360 € a settimana in cui il salone è stato aperto e non è entrato nessuno.

Cosa decidere. Due opzioni, e nessuna delle due è abbassare il prezzo. Una: riempire la fascia spostandoci i clienti che tornano, che è più facile di quanto sembri e lo raccontiamo in come riempire i giorni fiacchi di un barbiere. Due: se una fascia è vuota da due mesi qualunque cosa tu faccia, chiuderla e risparmiare l’ora di lavoro. Un orario spezzato messo bene vale più di una mattina aperta per nessuno.

5. Clienti che tornano

Degli appuntamenti della settimana, quanti erano di qualcuno che era già venuto prima. In percentuale.

Come leggerlo. È il numero più lento e il più importante. Un salone avviato vive di clienti che tornano: se il 70 o l’80 % degli appuntamenti è di clienti abituali, il negozio ha una base. Se scende sotto il 50 %, dipendi dall’arrivo di gente nuova ogni settimana, e questo costa e stanca.

Guarda anche il ritmo. Un cliente del taglio viene ogni quattro settimane; uno del colore, ogni sei o otto. Se quelli che venivano ogni quattro iniziano a venire ogni sei, gli appuntamenti effettuati scendono anche se non hai perso nessuno.

Cosa decidere. Il modo più diretto per far salire i ritorni è dare il prossimo appuntamento prima che il cliente esca dalla porta. “Ti segno già tra quattro settimane?” Così, in più, lo slot del mese prossimo è già occupato. Se preferisce farlo da solo, che sia dalla tua pagina, con il link del promemoria o dalla sua area cliente.

Da dove tirare fuori i numeri

Tutti e cinque escono dall’agenda, e con un quaderno e un quarto d’ora il lunedì si calcolano a mano: appuntamenti, incasso, assenze, ore vuote, clienti abituali. È quello che faceva qualsiasi salone vent’anni fa, e vale ancora.

Se usi Calendace, gli appuntamenti e gli incassi per giorno, settimana, mese o anno sono nelle statistiche, che vanno con il piano Premium. Le assenze di ogni cliente sono nella sua scheda nei piani Standard e Premium. Non serve il Premium per fare questo; serve farlo ogni settimana. I piani sono nella pagina dei prezzi.

La scheda di ogni lunedì

Un modello che sta in una nota del telefono:

• Appuntamenti effettuati: ___ (settimana precedente: ___)
• Incasso per appuntamento: ___ €
• Assenze: ___ (___ %)
• Ore vuote: ___ (fasce: ___)
• Appuntamenti di clienti che tornano: ___ %

Cinque righe, quattro settimane di fila, e saprai del tuo salone più di quanto sai adesso guardando la cassa. La decisione di ogni settimana di solito è una sola: il numero che si è mosso di più è quello da affrontare.