Cinco números que o seu salão devia ver todas as semanas (e o que fazer com cada um)

Tem a agenda cheia, a caixa bate certo mais ou menos e o mês acaba como acaba. É a contabilidade da maioria dos salões pequenos, e funciona até um mês acabar pior e não saber porquê. Vieram menos clientes? Vieram os mesmos e gastaram menos? Faltaram mais? Ou uma terça-feira em cada duas ficou meio vazia?

Sem números não sabe. E não são precisos muitos. Cinco, uma vez por semana, à segunda-feira de manhã com o café, chegam para ver quase qualquer problema com um mês de antecedência.

1. Marcações atendidas

Quantas marcações houve na semana passada, tirando as faltas e as canceladas. Não as marcadas: as que aconteceram.

Como ler. O número sozinho não diz nada; a comparação sim. Aponte-o todas as semanas e olhe para quatro seguidas. Digamos 92, 95, 88, 90: estável. 92, 85, 80, 74: está a acontecer alguma coisa, e está a vê-la três semanas antes de se notar na caixa do mês.

O que decidir. Se baixa e não é época, veja os outros quatro números antes de mexer em nada. Quase sempre um deles lhe diz porquê.

2. Receita por marcação

A receita da semana dividida pelas marcações atendidas. É o número que separa “vêm menos” de “vêm na mesma mas gastam menos”.

Como ler. Se tem 90 marcações e 2.250 €, são 25 € por marcação. Se na semana seguinte são 90 marcações e 2.070 €, 23 €. As marcações não mudaram; o que mudou foi que serviços se marcam. Menos coloração, mais corte simples. Menos tratamento, mais manicura básica.

O que decidir. Aqui está a alavanca mais barata do salão. Não é subir preços: é oferecer o serviço complementar na hora de pagar. Se uma em cada cinco pessoas que vem cortar o cabelo acrescenta um tratamento de 10 €, em 90 marcações são 180 € a mais por semana sem um único cliente novo.

3. Faltas

Marcações em que o cliente não veio nem avisou. Em número e em percentagem sobre as marcadas.

Como ler. Um salão com lembrete no dia anterior costuma estar abaixo dos 5 %. Se está nos 10 % ou mais, o problema não são os clientes: é que o lembrete não chega, chega tarde ou não existe. Que canal usar, tratamos em WhatsApp ou SMS para lembrar as marcações.

Veja também quem falta. Se as faltas são de pessoas diferentes todas as semanas, é um problema de lembrete. Se são as mesmas três pessoas, é um problema dessas três pessoas. Na Calendace, a ficha de cada cliente conta quantas vezes não apareceu, por isso esta parte não é preciso guardá-la de cabeça.

O que decidir. Lembrete ativado, se não está. Prazo de cancelamento claro e visível. E para quem acumula três faltas, um telefonema, e se continuar, o bloqueio. Sai mais barato perder esse cliente do que perder a vaga dele todos os meses.

4. Vagas vazias

Horas da agenda que estavam abertas e em que não esteve ninguém. Contam-se por profissional e por faixa horária: segunda das 10 às 12, terça das 16 às 18.

Como ler. Este número tem forma. Quase nunca está distribuído: concentra-se em duas ou três faixas que se repetem todas as semanas. Se somar as horas vazias e as multiplicar pelo que fatura uma hora ocupada, tem o custo. Digamos 12 horas vazias a 30 € à hora: 360 € por semana em que o salão esteve aberto e não entrou ninguém.

O que decidir. Duas opções, e nenhuma é baixar o preço. Uma: encher a faixa deslocando para ela os clientes que repetem, que é mais fácil do que parece e contamos em como encher os dias fracos de uma barbearia. Duas: se uma faixa leva dois meses vazia faça o que fizer, fechá-la e poupar a hora de trabalho. Um horário partido bem feito vale mais do que uma manhã aberta para ninguém.

5. Clientes que repetem

Das marcações da semana, quantas eram de alguém que já tinha vindo antes. Em percentagem.

Como ler. É o número mais lento e o mais importante. Um salão estabelecido vive da repetição: se 70 ou 80 % das marcações são de clientes que voltam, o negócio tem base. Se desce abaixo dos 50 %, depende de entrar gente nova todas as semanas, e isso é caro e cansa.

Veja também o ritmo. Um cliente de corte vem de quatro em quatro semanas; um de coloração, de seis em seis ou de oito em oito. Se os que vinham de quatro em quatro começam a vir de seis em seis, as marcações atendidas descem mesmo sem ter perdido ninguém.

O que decidir. A forma mais direta de subir a repetição é dar a próxima marcação antes de o cliente sair pela porta. “Fica já marcado para daqui a quatro semanas?” Com isso, além do mais, a vaga do mês que vem já está ocupada. Se preferir fazê-lo ele próprio, que seja a partir da sua página, pelo link do lembrete ou na área de cliente.

De onde tirar os números

Os cinco saem da agenda, e com um caderno e quinze minutos à segunda-feira calculam-se à mão: marcações, receita, faltas, vagas, repetentes. É o que qualquer salão fazia há vinte anos, e continua a valer.

Se usa a Calendace, as marcações e a receita por dia, semana, mês ou ano estão nas estatísticas, que vêm com o plano Premium. As faltas de cada cliente estão na ficha dele nos planos Padrão e Premium. Não é preciso o Premium para fazer isto; é preciso fazê-lo todas as semanas. Os planos estão na página de preços.

A folha de cada segunda-feira

Um modelo que cabe numa nota do telemóvel:

• Marcações atendidas: ___ (semana anterior: ___)
• Receita por marcação: ___ €
• Faltas: ___ (___ %)
• Horas vazias: ___ (faixas: ___)
• Marcações de clientes que repetem: ___ %

Cinco linhas, quatro semanas seguidas, e vai saber mais do seu salão do que sabe agora a olhar para a caixa. A decisão de cada semana costuma ser uma só: o número que mais mexeu é o que está na vez.