Ein QR-Code am Tresen, damit der Kunde den nächsten Termin bucht, bevor er geht

Der Kunde steht zufrieden vom Stuhl auf, bezahlt und sagt an der Tür: “Ich melde mich für den nächsten Termin.” Er meldet sich auch, aber nach zehn Wochen statt nach vier, oder wenn ihm die Haare auf einem Foto komisch vorkommen. Dazwischen liegen zwei Termine, die es nie gegeben hat.

Der beste Moment, den nächsten Termin zu buchen, ist, bevor der Kunde durch die Tür geht. Er sieht das Ergebnis noch im Spiegel, weiß, wie lange es hält, und hat das Handy zum Bezahlen schon in der Hand. Der QR-Code am Tresen sorgt dafür, dass dieser Moment nicht davon abhängt, ob jemand daran denkt zu fragen.

Was ein vorgezogener Termin wert ist

Rechnen wir es an einem Barbier durch, der allein arbeitet. Nehmen wir an, er hat 100 Stammkunden, die im Schnitt alle sechs Wochen kommen. Das sind rund 870 Besuche im Jahr. Wenn die Buchung beim Gehen den Abstand auf fünf Wochen verkürzt, was viele ohnehin gern hätten, kommen rund 1.040 Besuche heraus. Das sind 170 Haarschnitte mehr im Jahr, bei 15 € also 2.550 €, mit denselben Kunden und demselben Stuhl.

Es müssen nicht alle mitmachen. Wenn es nur jeder Dritte tut, bleiben immer noch mehrere hundert Euro im Jahr, für ein Schild, das so viel kostet wie ein laminiertes Blatt Papier.

Wo er hingehört

Ein QR-Code funktioniert, wenn er auf Augenhöhe hängt, gut beleuchtet ist und weniger als einen Meter von der Person entfernt ist, die ihn scannen soll. Das schließt die hintere Wand und das Schaufenster aus.

• Neben dem Kartenlesegerät. Das ist der wichtigste Platz. Der Kunde hat das Handy schon in der Hand und schaut genau dorthin. Ein kleiner Aufsteller oder ein Aufkleber direkt auf dem Tresen.
• Am Spiegel. Ein kleiner Aufkleber in der unteren Ecke, auf Augenhöhe der sitzenden Person. Beim Föhnen oder während der Umhang abgenommen wird, schaut der Kunde zwei Minuten lang genau dorthin.
• Auf dem, was er mitnimmt. Im Tattoo-Studio auf dem Pflegeblatt. In der Physiotherapie-Praxis auf dem Übungsblatt. Im Salon auf der Karte in der Produkttüte. Das ist der QR-Code für die Woche danach.

An jedem Platz ein QR-Code, immer mit demselben Link. Sie brauchen keinen eigenen pro Mitarbeiter: Auf der Buchungsseite wählt der Kunde, bei wem er möchte, oder nimmt “den ersten freien”.

Welcher Text zum QR-Code gehört

“Scan mich” sagt nichts. Der Text muss sagen, was beim Scannen passiert und warum man es jetzt tun sollte. Eine Vorlage, die auf ein Schild im Postkartenformat passt:

Sehen wir uns in vier Wochen? Scannen und Tag und Uhrzeit selbst wählen. Ohne Anruf, ohne Warten. [QR] termine.ihrsalon.de

Drei Details, die zählen. Die Frist (“vier Wochen”, “sechs Wochen”, “wenn der Ansatz nachgefärbt werden muss”) gibt dem Kunden einen Anhaltspunkt; ohne sie verschiebt er es. Das “selbst wählen” nimmt das Gefühl der Verpflichtung. Und die ausgeschriebene Adresse unter dem QR-Code ist für alle, die nicht scannen können oder sie lieber später eintippen.

Wenn Sie Kunden aus dem Ausland haben, müssen Sie das Schild nicht übersetzen: Die Buchungsseite öffnet sich in der Sprache des Handys, mit dem sie aufgerufen wird.

Zur Gewohnheit des Teams machen

Das Schild allein reicht nicht. Was die Zahl wirklich verändert, ist der Satz beim Kassieren, und er muss immer derselbe sein:

“Soll ich Ihnen den nächsten gleich eintragen? Hier scannen und die Uhrzeit selbst wählen, oder ich trage ihn Ihnen jetzt sofort ein.”

Zwei Optionen, keine davon ist “Nein”. Wer sich den Termin eintragen lassen möchte, bekommt ihn in zwanzig Sekunden im Dashboard. Wer lieber in Ruhe seinen Kalender anschaut, scannt und bucht im Auto. Beide landen im Kalender, mit Bestätigung und Erinnerung vor dem Termin.

Damit daraus eine Gewohnheit wird, drei Regeln:

1. Wer kassiert, fragt. Das ist nicht Aufgabe dessen, der schneidet, sondern dessen, der in dem Moment am Tresen steht. So geht niemand davon aus, dass es schon jemand anderes gemacht hat.
2. Zwei Wochen lang zählen. Ein Strich auf einem Zettel neben dem Kartenlesegerät, jedes Mal, wenn ein Kunde beim Gehen bucht. Ohne Messen wird der Satz nach vier Tagen nicht mehr gesagt. Mit zwanzig Strichen vor Augen wird daraus eine kleine Team-Challenge.
3. Auch sagen, wenn nichts frei ist. Will der Kunde in vier Wochen am Samstag wiederkommen und ist der schon voll, trägt er sich über denselben QR-Code in die Warteliste ein. Wird ein Termin frei, erfährt er es vor allen anderen.

Was nach dem ersten Scan passiert

Beim ersten Mal scannt der Kunde, wählt Leistung, Mitarbeiter, Tag und Uhrzeit und gibt seine Daten ein. Beim zweiten Mal braucht er den QR-Code nicht mehr. Sein Browser schlägt ihm vor, die Seite als App auf dem Startbildschirm zu installieren, mit Ihrem Namen und Ihrem Icon, und von dort aus kommt er in den Kundenbereich: Er sieht seine nächsten Termine, den Verlauf, und bucht den nächsten, ohne etwas zu suchen.

Deshalb ist der QR-Code am Tresen nicht nur für den nächsten Termin da. Er ist die Tür, durch die ein Kunde, der bisher telefonisch gebucht hat, dauerhaft zum Selbstbucher wird.

Wie er in Calendace erzeugt wird

Der QR-Code ist in den Plänen Standard und Premium enthalten. Im Dashboard, direkt neben dem Link Ihrer Buchungsseite, liegt der QR-Code zum Herunterladen und Ausdrucken bereit. Er zeigt immer auf Ihre Seite; wenn Sie Leistungen, Preise oder Fotos ändern, müssen Sie ihn also nicht neu drucken.

Mit dem Premium-Plan können Sie zusätzlich eine eigene Subdomain haben, und das ist die Adresse, die unter den QR-Code gehört: kürzer und mit Ihrem Namen. Die Preise der Pläne stehen auf der Preisseite.

Checkliste

• QR-Code neben dem Kartenlesegerät, als Aufsteller oder Aufkleber.
• Aufkleber mit dem QR-Code in der unteren Ecke jedes Spiegels.
• QR-Code auf dem Pflegeblatt, der Karte oder der Tüte, die der Kunde mitnimmt.
• Schild mit Frist, “selbst wählen” und ausgeschriebener Adresse.
• Abgesprochener Satz beim Kassieren, immer derselbe.
• Strichliste neben dem Kartenlesegerät, zwei Wochen lang.
• Warteliste aktiviert für den Fall, dass nichts frei ist.

Wenn Sie in einem Barbershop arbeiten, ist die Rechnung oben Ihre Rechnung: So nutzen Barbershops Calendace. In den anderen Branchen ändert sich die Frist auf dem Schild, und sonst kaum etwas.