Automatische Feiertage: Ihre Buchungsseite schließt jetzt von selbst an den Tagen, an denen Sie nicht öffnen

Es ist der Abend vor dem 3. Oktober, und eine Buchung für morgen um zehn kommt herein. Sie öffnen nicht, Ihr Kunde hat nicht daran gedacht, und Ihre Buchungsseite auch nicht, weil ihr niemand gesagt hat, dass dieser Tag ein Feiertag ist. Jetzt heißt es schreiben, sich entschuldigen und eine andere Uhrzeit suchen.

Das ist die Art Fehler, die nicht an Ihnen liegt, sondern an einem Kalender, der jedes Jahr von Hand gefüllt werden muss und den man nur ein einziges Mal vergessen darf. Seit dieser Woche erledigt Calendace das von selbst. Hier ist, was sich ändert, wie Sie es einschalten und welche Entscheidungen bei Ihnen bleiben.

So lief es bisher

Bisher war ein Feiertag eine Abwesenheit wie jede andere. Sie gingen zu Abwesenheiten, legten „3. Oktober“ an, ganzer Tag, und wählten die betroffenen Mitarbeiter. Das funktioniert, hat aber drei Haken, die wir in fast jedem Betrieb sehen.

Erstens muss man es jeden Januar wiederholen, sobald die Feiertage feststehen, und bei einem Dutzend Feiertagen pro Person übersieht man leicht einen. Zweitens wandern Feiertage: Ostern, Christi Himmelfahrt und Pfingsten ändern das Datum, und jedes Bundesland hat eigene. Drittens, und das ist der tückischste Punkt: Wer im März neu ins Team kommt, hat keine Feiertage, weil Abwesenheiten pro Person angelegt werden.

Alle drei enden in derselben Szene: eine Buchung an einem Tag, an dem Sie nicht öffnen.

Was sich ändert: ein Schalter

In den Einstellungen gibt es jetzt einen neuen Reiter, Feiertage. Er hat einen Schalter und darunter die Liste der Feiertage des Jahres.

Beim Einschalten nimmt Calendace Land und Region aus der Adresse Ihres Betriebs und berechnet die Feiertage Ihrer Region: die bundesweiten und die Ihres Bundeslands, einschließlich der beweglichen. Die Liste wird jedes Jahr von selbst neu berechnet, im Januar gibt es also nichts zu prüfen. Und weil sie den ganzen Betrieb schließt, muss niemandem etwas zugewiesen werden: Wer nächstes Jahr ins Team kommt, ist vom ersten Tag an abgedeckt.

Ist Ihre Adresse nicht vollständig, wählen Sie Land und Region auf demselben Bildschirm von Hand. Das funktioniert für mehr als zweihundert Länder, mit Regionen, wo es sie gibt.

Lokale Feiertage tragen Sie selbst ein

Es gibt ein oder zwei Tage im Jahr, die kein öffentlicher Kalender zuverlässig kennt: die lokalen Feiertage Ihrer Gemeinde, etwa das Stadtfest. Die tragen Sie selbst ein, mit Name und Datum, und wenn Sie „wiederholt sich jedes Jahr“ ankreuzen, denken Sie nie wieder daran.

Das ist der Teil, der bewusst von Hand bleibt. Uns ist lieber, Sie tragen zwei sichere Daten ein, als dass die Liste das Fest der Nachbargemeinde mitbringt.

An einem Feiertag öffnen

Jeder Feiertag in der Liste hat ein Kästchen. Nehmen Sie den Haken heraus, werden an dem Tag ganz normal Termine angeboten, und Calendace merkt sich die Entscheidung für die folgenden Jahre.

Das kommt öfter vor, als man denkt. Viele Salons öffnen am Reformationstag oder an Allerheiligen, weil es ein ruhiger Tag mit Kundinnen ist, die frei haben. Manche Barbershops öffnen an Silvester. Und an der Küste arbeitet mancher am Pfingstmontag wie an einem Samstag. Die Regel ist Ihre: Der Schalter schließt standardmäßig, die Ausnahmen bestimmen Sie.

Was mit bestehenden Terminen passiert

Nichts. Ein Feiertag sagt nie von sich aus Termine ab.

Gibt es beim Einschalten bereits Termine an einem Tag, der geschlossen wird, sagt Ihnen der Bildschirm, wie viele. Dann entscheiden Sie: verschieben, oder den Feiertag abwählen und öffnen. Das Einzige, was der Schalter ändert, ist, dass an dem Tag keine neuen Termine mehr angeboten werden.

Wenn Sie verschieben, schickt Calendace dem Kunden die Benachrichtigung über die neue Uhrzeit über die Kanäle, die Sie aktiviert haben. Eine Nachricht, die funktioniert:

Hallo Anna, am Montag, den 3., haben wir wegen des Feiertags geschlossen. Ich habe Ihren Termin auf Dienstag, den 4., zur gleichen Uhrzeit verlegt. Sie bekommen gleich die Benachrichtigung mit den Details; falls es nicht passt, sagen Sie über den Link ab und wählen eine andere Uhrzeit.

Was Ihr Kunde sieht

Das ist die andere Hälfte der Neuigkeit. Bisher sah ein geschlossener Tag auf Ihrer Buchungsseite genauso aus wie ein offener: Der Kunde tippte darauf, las „keine Termine verfügbar“ und probierte den nächsten. Nach drei, vier Versuchen war er weg.

Jetzt zeigt der Kalender Ihrer Seite Feiertage und Tage, an denen das ganze Team abwesend ist, in Rot, mit einer Legende darunter. Der Kunde sieht auf einen Blick, an welchen Tagen es nichts zu suchen gibt, und geht direkt zu den offenen. Und wenn er genau diesen Tag will, gibt es die Warteliste, damit wir ihn benachrichtigen, falls ein Termin frei wird.

Für wen es eingeschaltet ist

Wer ab jetzt ein Konto anlegt, hat es eingeschaltet. Sobald die Adresse des Betriebs vollständig ist, erscheinen die Feiertage der Region von selbst.

Wer Calendace schon nutzt, hat es ausgeschaltet. Wir wollten niemandem ungefragt den Kalender ändern, schon gar nicht denen, die ihre Feiertage bereits als Abwesenheiten eingetragen hatten. Schalten Sie es in den Einstellungen ein, wann Sie wollen; am selben Tag können Sie die von Hand angelegten Feiertags-Abwesenheiten löschen oder stehen lassen: Sie kommen sich nicht in die Quere.

Es ist in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen. Es ist keine bezahlte Funktion, sondern eine Funktion gegen Fehler.

In fünf Minuten erledigt

1. Gehen Sie zu Einstellungen, Feiertage, und legen Sie den Schalter um.
2. Prüfen Sie, ob Land und Region stimmen. Wenn nicht, ändern Sie sie.
3. Gehen Sie die Liste des Jahres durch und nehmen Sie den Haken bei den Feiertagen heraus, an denen Sie öffnen.
4. Ergänzen Sie die lokalen Feiertage Ihrer Gemeinde mit „wiederholt sich jedes Jahr“.
5. Gibt es Termine an einem Tag, der schließt, verschieben Sie sie oder öffnen Sie an dem Tag.

Der Rest des Kalenders bleibt, wie er war: Wochenzeiten, die Zeiten jedes Mitarbeiters und der Urlaub werden so eingerichtet, wie wir es in geteilte Arbeitszeiten, Urlaub und Feiertage erklären. Die Feiertage sind einfach nicht mehr Ihre Aufgabe.

Die vollständige Erklärung mit Bildschirmfotos finden Sie auf der Seite automatische Feiertage. Und wenn Sie noch keine Buchungsseite haben: Der kostenlose Tarif enthält eine, Feiertage inklusive.