Feriados automáticos: a sua página de marcações fecha sozinha nos dias em que não abre

É a noite de 24 de abril e chega uma marcação para amanhã às dez. Você não abre, o seu cliente não reparou, e a sua página de marcações também não, porque ninguém lhe disse que esse dia era feriado. Agora é escrever-lhe, pedir desculpa e procurar outra hora.

É o tipo de falha que não depende de si, mas de um calendário que é preciso preencher todos os anos, à mão, e que basta esquecer uma vez. Desde esta semana o Calendace trata disso sozinho. Aqui fica o que muda, como se ativa e que decisões continuam a ser suas.

Como se fazia até agora

Até agora um feriado era mais uma ausência. Ia a Ausências, criava “25 de Abril”, dia completo, e escolhia os profissionais afetados. Funciona, mas tem três problemas que vemos em quase todos os negócios.

O primeiro é que tem de ser feito todos os janeiros, quando sai o calendário, e com treze feriados por profissional é fácil falhar algum. O segundo é que os feriados mudam: a Sexta-feira Santa e o Corpo de Deus mudam de data todos os anos, e cada município tem o seu. O terceiro é o mais traiçoeiro: se em março entra alguém novo na equipa, os feriados dessa pessoa não existem, porque as ausências criam-se por pessoa.

Qualquer um dos três acaba na mesma cena: uma marcação num dia em que não abre.

O que muda: um interruptor

Em Definições há agora um separador novo, Feriados. Tem um interruptor e, por baixo, a lista de feriados do ano.

Ao ativá-lo, o Calendace usa o país e a região da morada do seu negócio e calcula os feriados da sua zona: os nacionais e os regionais, incluindo os que mudam de data. A lista recalcula-se sozinha todos os anos, por isso em janeiro não há nada para rever. E como fecha o negócio inteiro, não é preciso atribuir nada a ninguém: quem entrar na equipa no próximo ano fica coberto desde o primeiro dia.

Se a sua morada não estiver completa, escolhe o país e a região à mão no mesmo ecrã. Serve para mais de duzentos países, com as suas regiões quando as têm.

O feriado municipal é você que o põe

Há um dia por ano que nenhum calendário público conhece com fiabilidade: o feriado do seu município. Esse adiciona-o você, com um nome e uma data, e se marcar “repete-se todos os anos” nunca mais pensa nele.

É a parte que continua manual, e é de propósito. Preferimos que adicione uma data certa a que a lista traga o feriado do concelho ao lado.

Abrir num feriado

Cada feriado da lista tem a sua caixa. Se a desmarcar, nesse dia oferecem-se horários como em qualquer outro, e o Calendace guarda a decisão para os anos seguintes.

É mais habitual do que parece. Muitos salões abrem no 1 de Dezembro porque é um dia calmo com clientes de folga. Bastantes barbearias abrem na véspera de Natal. E na costa há quem trabalhe no 15 de Agosto como se fosse sábado. A regra é sua: o interruptor fecha por defeito e você decide as exceções.

O que acontece às marcações que já tinha

Nada. Um feriado nunca cancela marcações por conta própria.

Se ao ativar já houver marcações num dia que vai fechar, o ecrã diz-lhe quantas são. A partir daí decide: move-as, ou desmarca esse feriado e abre. A única coisa que muda com o interruptor é que nesse dia deixam de se oferecer horários novos.

Se decidir movê-las, o Calendace envia ao cliente o aviso de mudança de hora pelos canais que tiver ativos. Uma mensagem que funciona:

Olá, Ana. Na segunda-feira, dia 1, fechamos por ser feriado e passei a sua marcação para terça-feira, dia 2, à mesma hora. Vai receber agora o aviso com os detalhes; se não lhe der jeito, cancele a partir do link e escolha outra hora.

O que o seu cliente vê

Aqui está a outra metade da novidade. Até agora, um dia fechado na sua página de marcações era igual a um dia aberto: o cliente tocava, lia “não há horas disponíveis” e tentava o seguinte. Ao fim de três ou quatro tentativas, ia-se embora.

Agora o calendário da sua página pinta a vermelho os feriados e os dias em que toda a equipa está ausente, com uma legenda por baixo. O cliente vê num relance em que dias não há nada para procurar e vai direto aos que estão abertos. E se quer esse dia e não outro, tem a lista de espera para ser avisado se abrir uma vaga.

Para quem está ativo

Se criar a conta a partir de agora, vem ativo. Assim que completa a morada do negócio, os feriados da sua zona aparecem sozinhos.

Se já usava o Calendace, está desligado. Não quisemos mudar a agenda a ninguém sem avisar, muito menos a quem já tinha os feriados carregados como ausências. Ativa-o em Definições quando quiser, e nesse mesmo dia pode apagar as ausências de feriados que tinha criado à mão, ou deixá-las: não se atropelam.

Está em todos os planos, também no gratuito. Não é uma função paga, é uma função para não se enganar.

Cinco minutos para deixar tudo feito

1. Entre em Definições, Feriados, e ative o interruptor.
2. Confirme que o país e a região são os seus. Se não, altere-os.
3. Reveja a lista do ano e desmarque os feriados em que abre.
4. Adicione o feriado do seu município com “repete-se todos os anos”.
5. Se houver marcações num dia que fecha, mova-as ou abra nesse dia.

O resto da agenda fica como estava: o horário semanal, o de cada profissional e as férias configuram-se como explicamos em horário partido, férias e feriados. Os feriados simplesmente deixam de ser assunto seu.

Tem a explicação completa, com capturas, na página dos feriados automáticos. E se ainda não tem página de marcações, o plano gratuito inclui uma, feriados incluídos.