Festivos automáticos: tu página de reservas cierra sola los días que no abres

Es 11 de octubre por la noche y te llega una reserva para mañana a las diez. Mañana es 12 de octubre. Tú no abres, tu cliente no ha caído, y la página de reservas tampoco, porque nadie le dijo que ese día era festivo. Ahora toca escribirle, disculparse y buscar otra hora.

Es el tipo de fallo que no depende de ti sino de un calendario que hay que rellenar cada año, a mano, y que basta con olvidar una vez. Desde esta semana Calendace lo hace solo. Aquí va qué cambia, cómo se activa y qué decisiones te quedan a ti.

Cómo se hacía hasta ahora

Hasta ahora un festivo era una ausencia más. Ibas a Ausencia laboral, creabas “12 de octubre”, día completo, y elegías a los profesionales que afectaba. Funciona, pero tiene tres pegas que vemos repetirse en casi todos los negocios.

La primera es que hay que hacerlo cada enero, cuando sale el calendario laboral, y con catorce festivos por profesional es fácil dejarse alguno. La segunda es que los festivos cambian: el Jueves Santo se mueve, los que caen en domingo pasan al lunes en muchas comunidades, y cada comunidad tiene los suyos. La tercera es la más traicionera: si en marzo entra alguien nuevo en el equipo, sus festivos no existen, porque las ausencias se crean por persona.

Cualquiera de las tres acaba en la misma escena: una reserva un día que no abres.

Qué cambia: un interruptor

En Ajustes hay ahora una pestaña nueva, Festivos. Tiene un interruptor y, debajo, la lista de festivos del año.

Al activarlo, Calendace toma el país y la región de la dirección de tu negocio y calcula los festivos públicos de tu zona: los nacionales y los de tu comunidad autónoma, incluidos los que cambian de fecha y los que pasan al lunes. La lista se recalcula sola cada año, así que en enero no hay nada que repasar. Y como cierra el negocio entero, no hay que asignar nada a nadie: quien entre en el equipo el año que viene queda cubierto desde el primer día.

Si tu dirección no está completa, eliges el país y la región a mano en la misma pantalla. Vale para más de doscientos países, con sus regiones cuando las tienen.

Los festivos locales los pones tú

Hay dos festivos al año que ningún calendario público conoce con fiabilidad: los de tu municipio. Esos los añades tú, con un nombre y una fecha, y si marcas “se repite cada año” no vuelves a acordarte de ellos.

Es la parte que sí sigue siendo manual, y es deliberado. Preferimos que añadas dos fechas seguras a que la lista traiga un San Isidro equivocado para un negocio de Alcalá.

Abrir en un festivo

Cada festivo de la lista lleva una casilla. Si la desmarcas, ese día se ofrecen huecos como cualquier otro, y Calendace recuerda la decisión para los años siguientes.

Es más habitual de lo que parece. Muchas peluquerías abren el 12 de octubre porque es un martes tranquilo y hay clientas de puente. Bastantes barberías abren el 6 de diciembre. Y en zonas de costa hay quien trabaja el 15 de agosto como si fuera un sábado. La regla es tuya: el interruptor cierra por defecto y tú decides las excepciones.

Qué pasa con las citas que ya tenías

Nada. Un festivo no cancela citas por su cuenta.

Si al activarlo ya hay citas en un día que va a cerrar, la pantalla te lo dice con cuántas son. A partir de ahí decides: las mueves, o desmarcas ese festivo y abres. Lo único que cambia con el interruptor es que dejan de ofrecerse huecos nuevos ese día.

Si decides moverlas, el aviso de cambio de hora se lo manda Calendace al cliente por los canales que tengas activos. Una plantilla que funciona:

Hola, Ana. El lunes 12 cerramos por festivo y te he pasado la cita al martes 13 a la misma hora. Te llega ahora el aviso con los detalles; si no te viene bien, cancela desde el enlace y elige otra hora.

Lo que ve tu cliente

Aquí está la otra mitad de la novedad. Hasta ahora, un día cerrado en tu página de reservas se veía igual que uno abierto: el cliente pulsaba, leía “no hay horas disponibles” y probaba el siguiente. Con tres o cuatro intentos se iba.

Ahora el calendario de tu página pinta en rojo los festivos y los días en que todo el equipo está de ausencia, con una leyenda debajo. El cliente ve de un vistazo qué días no hay nada que buscar y va directo a los que sí. Y si quiere ese día y no otro, tiene la lista de espera para que le avisemos si abres un hueco.

Para quién está activado

Si creas la cuenta a partir de ahora, viene activado. En cuanto completas la dirección del negocio, los festivos de tu zona aparecen solos.

Si ya usabas Calendace, está apagado. No queríamos cambiarle el calendario a nadie sin avisar, y menos a quien ya tenía sus festivos cargados como ausencias. Lo activas en Ajustes cuando quieras, y ese mismo día puedes borrar las ausencias de festivos que tenías creadas a mano, o dejarlas: no se pisan.

Está en todos los planes, también en el gratuito. No es una función de pago, es una función de no equivocarse.

Cinco minutos para dejarlo hecho

1. Entra en Ajustes, Festivos, y activa el interruptor.
2. Comprueba que el país y la región son los tuyos. Si no, cámbialos.
3. Repasa la lista del año y desmarca los festivos en los que abres.
4. Añade los festivos de tu municipio con “se repite cada año”.
5. Si hay citas en algún día que cierra, muévelas o abre ese día.

El resto del calendario sigue como estaba: el horario semanal, el horario de cada profesional y las vacaciones se configuran igual que explicamos en horario partido, vacaciones y festivos. Los festivos simplemente dejan de ser cosa tuya.

Tienes la explicación completa, con capturas, en la página de festivos automáticos. Y si todavía no tienes página de reservas, el plan gratuito la incluye, festivos incluidos.