Jours fériés automatiques : votre page de réservation ferme toute seule les jours où vous n’ouvrez pas

C’est la veille du 14 juillet, tard le soir, et une réservation arrive pour demain à dix heures. Vous n’ouvrez pas, votre client n’y a pas pensé, et votre page de réservation non plus, parce que personne ne lui a dit que ce jour était férié. Il faut maintenant lui écrire, s’excuser et trouver une autre heure.

C’est le genre d’erreur qui ne dépend pas de vous mais d’un calendrier à remplir chaque année, à la main, et qu’il suffit d’oublier une seule fois. Depuis cette semaine, Calendace s’en charge tout seul. Voici ce qui change, comment l’activer et quelles décisions restent les vôtres.

Comment on faisait jusqu’ici

Jusqu’ici, un jour férié était une absence comme une autre. Vous alliez dans Absences, vous créiez « 14 juillet », journée entière, et vous choisissiez les professionnels concernés. Ça fonctionne, mais avec trois défauts que nous voyons dans presque tous les établissements.

Le premier : il faut le refaire chaque janvier, avec onze jours fériés par professionnel, et il est facile d’en oublier un. Le deuxième : les jours fériés bougent. Le lundi de Pâques, l’Ascension et la Pentecôte changent de date, et l’Alsace et la Moselle ont les leurs. Le troisième est le plus sournois : si quelqu’un rejoint l’équipe en mars, ses jours fériés n’existent pas, parce que les absences se créent par personne.

Les trois finissent par la même scène : une réservation un jour où vous n’ouvrez pas.

Ce qui change : un interrupteur

Dans Paramètres, il y a désormais un nouvel onglet, Jours fériés. Il contient un interrupteur et, en dessous, la liste des jours fériés de l’année.

Quand vous l’activez, Calendace prend le pays et la région de l’adresse de votre établissement et calcule les jours fériés de votre zone : les nationaux et les régionaux, y compris ceux qui changent de date. La liste se recalcule toute seule chaque année, il n’y a donc rien à revoir en janvier. Et comme elle ferme tout l’établissement, il n’y a rien à attribuer à qui que ce soit : la personne qui rejoint l’équipe l’an prochain est couverte dès le premier jour.

Si votre adresse n’est pas complète, vous choisissez le pays et la région à la main sur le même écran. Cela fonctionne pour plus de deux cents pays, avec leurs régions quand ils en ont.

Les fêtes locales, c’est vous qui les ajoutez

Il y a un ou deux jours par an qu’aucun calendrier public ne connaît de façon fiable : les fêtes de votre commune. Celles-là, vous les ajoutez vous-même, avec un nom et une date, et si vous cochez « se répète chaque année », vous n’y pensez plus jamais.

C’est la partie qui reste manuelle, et c’est voulu. Nous préférons que vous ajoutiez deux dates sûres plutôt que la liste apporte la fête d’une commune voisine.

Ouvrir un jour férié

Chaque jour férié de la liste a sa case. Décochez-la et des créneaux sont proposés ce jour-là comme n’importe quel autre ; Calendace mémorise la décision pour les années suivantes.

C’est plus fréquent qu’il n’y paraît. Beaucoup de salons ouvrent le 11 novembre parce que c’est une journée calme avec des clientes en congé. Certains barbiers ouvrent pendant les fêtes de fin d’année. Et sur la côte, certains travaillent le 15 août comme un samedi. La règle est la vôtre : l’interrupteur ferme par défaut et vous décidez des exceptions.

Ce qu’il advient des rendez-vous déjà pris

Rien. Un jour férié n’annule jamais un rendez-vous de lui-même.

Si, au moment de l’activer, il y a déjà des rendez-vous un jour qui va fermer, l’écran vous dit combien. À vous de décider : les déplacer, ou décocher ce jour férié et ouvrir. La seule chose que change l’interrupteur, c’est qu’aucun nouveau créneau n’est proposé ce jour-là.

Si vous décidez de les déplacer, Calendace envoie au client l’avis de changement d’horaire par les canaux que vous avez activés. Un message qui fonctionne :

Bonjour Camille. Lundi 11, nous sommes fermés pour le jour férié, j’ai donc déplacé votre rendez-vous au mardi 12 à la même heure. Vous recevez maintenant l’avis avec les détails ; si cela ne vous convient pas, annulez depuis le lien et choisissez une autre heure.

Ce que voit votre client

Voici l’autre moitié de la nouveauté. Jusqu’ici, un jour fermé sur votre page de réservation ressemblait exactement à un jour ouvert : le client cliquait, lisait « aucune heure disponible » et essayait le suivant. Au bout de trois ou quatre essais, il partait.

Désormais, le calendrier de votre page affiche en rouge les jours fériés et les jours où toute l’équipe est absente, avec une légende en dessous. Le client voit d’un coup d’œil quels jours il n’y a rien à chercher et va directement vers ceux qui sont ouverts. Et s’il veut ce jour-là et pas un autre, il a la liste d’attente pour être prévenu si un créneau se libère.

Pour qui c’est activé

Si vous créez votre compte à partir de maintenant, c’est activé. Dès que l’adresse de l’établissement est complète, les jours fériés de votre zone apparaissent tout seuls.

Si vous utilisiez déjà Calendace, c’est désactivé. Nous ne voulions changer l’agenda de personne sans prévenir, surtout pas de ceux qui avaient déjà saisi leurs jours fériés comme absences. Activez-le dans Paramètres quand vous voulez ; le jour même, vous pouvez supprimer les absences de jours fériés créées à la main, ou les laisser : elles ne se gênent pas.

C’est inclus dans tous les forfaits, gratuit compris. Ce n’est pas une fonction payante, c’est une fonction pour ne pas se tromper.

Cinq minutes pour régler la question

1. Allez dans Paramètres, Jours fériés, et activez l’interrupteur.
2. Vérifiez que le pays et la région sont les vôtres. Sinon, changez-les.
3. Parcourez la liste de l’année et décochez les jours fériés où vous ouvrez.
4. Ajoutez les fêtes de votre commune avec « se répète chaque année ».
5. S’il y a des rendez-vous un jour qui ferme, déplacez-les ou ouvrez ce jour-là.

Le reste de l’agenda ne change pas : les horaires de la semaine, ceux de chaque professionnel et les vacances se configurent comme nous l’expliquons dans horaires coupés, vacances et jours fériés. Les jours fériés cessent simplement d’être votre affaire.

Vous avez l’explication complète, avec des captures, sur la page des jours fériés automatiques. Et si vous n’avez pas encore de page de réservation, le forfait gratuit en inclut une, jours fériés compris.